Google Sheets és a Google Apps Script

A Google Sheets az elmúlt években hatalmas népszerűségre tett szert, és sokan már előnyben is részesítik az Office Excellel szemben. A Google Sheets fő előnye az, hogy online működik, több felhasználó egyszerre dolgozhat egy munkalapon, könnyen megosztható és platformfüggetlen. Azonban sokan nem tudják, hogy mekkora lehetőségek rejlenek abban, amit a Google Apps Script nyújt, amikor a Google Sheets-szel együtt használják.

Mi is az a Google Apps Script?

A Google Apps Script a Google saját scriptnyelve, amelyet a G Suite alkalmazások, például a Google Sheets, Docs, Forms, Slides, stb. automatizálására használhatunk. Ez a Javascript alapú nyelv lehetővé teszi számunkra, hogy nemcsak alapvető szinten használjuk magukat, az egyes alkalmazásokat, hanem teljes mértékben kiaknázni a bennük rejlő lehetőségeket: saját funkciókat hozzunk létre, automatizáljuk a munkafolyamatokat, összekapcsoljuk az adatokat más Google alkalmazásokkal és még számos más dolgot.

Miért érdemes megtanulni a Google Apps Scriptet?

• Automatizálás: Számos feladatot automatizálhatsz, így rengeteg időt spórolhatsz meg. Például, a Google Sheets munkafüzetek automatikus frissítése, e-mailek küldése, dokumentumok létrehozása, és még sok minden más.
• Integráció: A Google Apps Script lehetővé teszi a Google termékek, mint például a Gmail, a Google Calendar, a Google Drive stb. összekapcsolását és automatizálását.
• Testreszabhatóság: A Google Sheets már önmagában is nagyon sokoldalú, de a Google Apps Scripttel saját funkciókat hozhatsz létre, amelyek tovább növelik a szoftver rugalmasságát.

A Google Apps Script sokoldalúsága révén számos területen nyújt előnyöket, kiemelkedően az alábbi területeken:

• Üzleti automatizálás: Az üzleti folyamatokban gyakran előfordulnak ismétlődő, időigényes feladatok, amelyek könnyedén automatizálhatók Google Apps Script segítségével. Ide tartozik például az adatok összegyűjtése és elemzése, jelentések automatikus generálása és elküldése, e-mailek küldése, naptár események létrehozása és sok minden más.
• Projekt menedzsment: A projektmenedzsmentben a Google Apps Script segítségével nagy mennyiségű adatot kezelhetünk, nyomon követhetünk projekt állapotokat, határidőket, feladatokat. Az Apps Script segítségével automatikusan frissíthetjük a projekt állapotát, értesítéseket küldhetünk a csapat tagjainak a feladatokról, határidőkről, stb.
• Adatelemzés és -vizualizáció: A Google Sheets már önmagában is erős eszköz adatelemzésre és -vizualizációra, de a Google Apps Script segítségével ezeket a folyamatokat még tovább automatizálhatjuk. Lehetővé válik például adatok összegyűjtése különböző forrásokból, adatok előzetes feldolgozása, statisztikák készítése, diagramok automatikus frissítése, stb.
• CRM és HR rendszerek: A CRM (Customer Relationship Management) és HR (Human Resources) rendszerekben a Google Apps Script segítségével automatizálhatók a különböző feladatok, mint például ügyféladatok kezelése, e-mailek küldése, interjúk szervezése, jelentések készítése, stb.
• Oktatás: Az oktatásban a Google Apps Script segítségével könnyen kezelhetők tanulói adatok, automatizálhatók a feladatok, értesítések, tesztek kiértékelése, stb. A Google Classroom és a Google Forms alkalmazásokkal kombinálva pedig akár teljes oktatási platformot is létre lehet hozni.

Melyek a korlátai a Google Apps Script-nek? Mikor nem érdemes használni?

Miközben a Google Apps Script rendkívül hatékony és sokoldalú eszköz lehet, vannak bizonyos korlátai és akadnak olyan helyzetek, amikor talán nem a legjobb választás. Íme néhány példa:

Futásidő korlátok

A Google Apps scripteknek vannak futásidő korlátai. A pontos korlátok függnek a felhasználói szinttől (ingyenes, G Suite Basic, G Suite Business stb.). Ingyenes felhasználók számára például a futásidő korlátja 6 perc / futás. Ezért a hosszú futásidőt igénylő feladatokra (például nagy adatmennyiségek feldolgozása) nem ideális.

API Hívás korlátok

A Google Apps scripteknek vannak API hívási korlátai is. Például a GmailApp.sendEmail() függvény csak napi 100 email küldését teszi lehetővé ingyenes felhasználók számára. Ezért, ha nagy mennyiségű API hívásokat kell végrehajtani, akkor talán érdemes más megoldást keresni.

Komplex programok

A Google Apps Script elsősorban a Google alkalmazások, mint például a Google Sheets, Google Docs, Google Calendar, stb. automatizálására lett kifejlesztve. Bár a Google Apps Script képes összetett feladatok elvégzésére is, mégis, ha nagyon bonyolult programot szeretnénk írni, ami nem kötődik szorosan a Google alkalmazásokhoz, akkor érdemes lehet más programozási nyelvet választani.

Hozzáférés más adatbázisokhoz

A Google Apps Script a Google saját szolgáltatásaihoz és API-jaihoz nyújt közvetlen hozzáférést, de korlátozott a külső adatbázisokhoz való hozzáférésben. Ha más adatbázisokhoz, például SQL adatbázisokhoz, MongoDB-hez, vagy más külső forrásokhoz kell hozzáférni, a Google Apps Script nem a legjobb választás.

Összességében a Google Apps Script nagyon hatékony és jó eszköz lehet a Google alkalmazások automatizálására és a munkafolyamatok egyszerűsítésére, de sok esetben más eszközök vagy technológiák jobb választásnak bizonyulhatnak, ez nyilván mindig helyzet- és feladatfüggő.

Javascript és App Script

Lássunk egy egyszerű példát arra, hogy hogyan néz ki ugyanaz az "alert" üzenet JS-ben és App Script-ben

JavaScript:

function showAlertDialog() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.alert("Ez egy figyelmeztető üzenet!");
}

Ebben a példában először a SpreadsheetApp.getUi() függvény segítségével hozzáférünk a Google Sheets felhasználói felülethez, majd a ui.alert() függvénnyel megjelenítjük a figyelmeztető üzenetet.

Tehát, bár a Google Apps Script használ JavaScript szintaxist, a Google szolgáltatásokhoz való hozzáférés sajátos módon történik, és nem minden JavaScript függvény érhető el közvetlenül. Ezért az Apps Scriptben írt kód néha kissé eltérhet a hagyományos JavaScripttől.

Hogyan érdemes belekezdeni az App Script tanulásába?

A Google Apps Script meglehetősen könnyen tanulható, különösen, ha már van némi tapasztalatod JavaScriptben, mivel az Apps Script JavaScript alapokon nyugszik. Ha még nem ismered a JavaScriptet, akkor javasoljuk, hogy kezdd azzal, mivel az Apps Script egyik alapköve.

Ha eddig eljutottál az olvasásban, akkor valószínűleg érdekel a programozás.
Az alábbi IT képzéseinket ajánljuk számodra:

Junior Java backend fejlesztő
Junior frontend fejlesztő
Junior szoftvertesztelő
Junior rendszerüzemeltető
Webszerkesztés alapjai
Webfejlesztő