Munkáltatói feladatok év elején

Szerző: Repka Ágnes

HR szakértő, munkajogi szakokleveles tanácsadó

Korábban Magyarország piacvezető személyzeti szolgáltató cégének management tagjaként a munkaerő-közvetítés és fejvadászat országos fejlesztése, irányítása volt a feladata. Emellett tréneri és szakmai mentori tevékenységet végzett sok éven keresztül. Jelenleg szabadúszóként vállalatoknak, alapítványok részére végez HR és munkajogi tanácsadást, magánszemélyek részére pedig munkajogi és karrier-tanácsadást. Szabadidejében munkajogi és karrier-tanácsadó blogot vezet kismamáknak, édesanyáknak két könyve jelent meg a kismamákat, kisgyermekes édesanyákat a munkahelyen megillető jogokról, több fórumon publikál és ad elő rendszeresen.

Akár kis, akár nagyobb létszámú munkáltatóról van szó, minden év elején vannak olyan jellegzetes, ismétlődő munkáltatói feladatok, amiket ha összeírunk magunknak, hogy ne felejtsük el, nagy valószínűséggel munkaügyi hiba nélkül indíthatjuk az évet. Ezek a feladatok legtöbbször az új év kezdetéhez kapcsolódnak, de érdemes minden évben a vonatkozó jogszabályokat is figyelni, hogy a következő év elejétől van-e olyan változás, ami további tennivalókat ad a HR-es, bérszámfejtő munkatársaknak.

Nézzük tehát, milyen listát érdemes összeállítani magunknak, hogy az év eleji kötelező adminisztrációs feladatokat minél hatékonyabban végezhessük!

Munkaszerződések módosítása

Amennyiben van minimálbérért, vagy garantált bérminimumért dolgozó munkavállaló a munkáltatónál, az ő munkaszerződéseik módosítása kötelező, hiszen 2022. január elsejétől a minimálbér bruttó 200.000 Ft-ra, a garantált bérminimum 260.000 Ft-ra nőtt. A munkaszerződés módosítások elkészítése kötelező ebben az esetben, s mindenképpen minimum két példányban tegyük ezt meg, hogy a munkavállaló is kapjon egy saját példányt. Amennyiben további béremelést hajt végre a munkáltató – esetleg a tavalyi év eredményének értékelése után, vagy a kormányrendelet által előírt kötelező béremelés hatására a magasabb bérű dolgozóknál is emel valamennyit – szintén tanácsos ezeket ugyanebben a körben elkészíteni.

Caffeteria

A korábbi években megszokott nagy adóváltozások miatt a cafeteria szabályzat átnézése, módosítása a második leggyakoribb elem a munkáltatók év eleji teendőinek listáján. Egy ilyen tartalmú, egyoldalú munkáltatói kötelezettségvállalást eleve tanácsos mindig csak egy naptári évre kiadni, így ennek átnézése és módosítása amúgy is esedékes év elején. A szabályzat frissítése és nyilvánossá tétele után pedig a dolgozók nyilatkoztatása a 2022-es évre sem maradhat el.

Munkavállalói nyilatkoztok kitöltetése

Nem kevés olyan nyilatkozat van, amit minden évben ki kell töltetnünk a dolgozóinkkal, még akkor is, ha nem történt változás az adataikban. Ilyenek például a bérszámfejtéshez szükséges nyilatkozatok az első házasok kedvezményének érvényesítéséről, a családi adókedvezmény érvényesítéséről, vagy a súlyosan fogyatékos magánszemély személyi kedvezményéről, vagy a négy vagy több gyereket nevelő anyák kedvezményének érvényesítéséről.

Ne feledkezzünk meg a gyermekek utáni pótszabadság nyilatkozatokról sem, hiszen ezeket is minden évben újra ki kell tölteniük a munkavállalóknak (érdemes a passzív állományban, szülési szabadságon, fizetés nélküli szabadságon lévőknek is kiküldeni a nyilatkozatot a tárgyévben, hogy ne 2-3 év múlva, utólag kelljen pótolni ezeket a fizetés nélküli szabadság vége utáni szabadságok kiadásakor). Ha vannak egyéb munkavállalóink is, akik pótszabadságra jogosultak valamilyen jogcímen (például megváltozott munkaképesség, fogyatékossági támogatásra való jogosultság, vagy vakok személyi járadékára jogosultság miatt), az ő nyilatkoztatásukról se feledkezzünk el!

Éves szabadságterv készítése

És ha már a szabadságoknál tartunk, ne feledjük azt sem, hogy a Munka törvénykönyve szerint az éves szabadság főszabály szerint tárgyévben adandó ki, azaz elkerülendő azt a helyzetet, hogy decemberben még a cég felének „be van ragadva” a fél évnyi szabadsága, vagy hogy a nyári nyaralások idején mindenki egyszerre akar elmenni szabadságra, készítsünk éves szabadságtervet. Így a dolgozóinkat is arra ösztönözhetjük, hogy arról a 7 napról, amiről ők dönthetnek, időben gondolkozzanak el, s a vezetőinket is segíthetjük a munkaerőigény tervezésében egy jó szabadságtervvel a nyári nyaralások vagy a decemberi leállás idején.

Ha szokás a cégnél az életkor alapján járó pótszabadságok az esedékesség évét követő év végéig történő kiadására megállapodás kötése, akkor ezeket is év elején kössük meg újra.

Egyéb nyilatkozatok begyűjtése

Ha van olyan munkavállalónk, aki után a munkahelyvédelmi akcióterv keretében meghirdetett, szociális hozzájárulási adóból és szakképzési hozzájárulásból igénybe vehető kedvezményekre jogosult a munkáltató, de feledjük ehhez szintén begyűjteni a megfelelő iratokat, hiszen így ezen dolgozók foglalkoztatása kisebb költséggel jár a munkáltató részére!

Munkaköri leírások aktualizálása

S bár konkrét törvényi előírás nincs az év elejéhez kötődően, de ha már úgyis elővesszük a dolgozók aktáit, iratait, érdemes leellenőrizni, hogy van-e olyan munkavállaló, akinek időközben esetleg olyan mértékben változtak a munkaköréhez kapcsolódó feladatai, hogy ezt már a munkaköri leírásban is érdemes nyomon követni és korrigálni. Bár nagy feladatnak tűnik ez, de részben maguknak a dolgozóknak a bevonásával, részben a közvetlen felettesek bevonásával – akik remélhetőleg a legjobban rálátnak a beosztottjaik valós feladataira – gyorsan elvégezhető egy általános ellenőrzés. A meglévő munkaköri leírásokat kiadhatjuk a dolgozóknak, s megkérhetjük őket, hogy jelezzék, mik azok a feladatok, amiket már nem végeznek, s ha vannak olyanok, amik nincsenek itt feltüntetve, de a mindennapokban hozzájuk tartozik, azt írják hozzá. A visszakapott, korrigált leírásokat a közvetlen vezetővel átnézve és jóváhagyva hamar elkészíthetőek a friss, aktuális munkaköri leírások.