Könyvelőváltás kérdőjelekkel (1.)

A könyvelőváltás jellemzően az új üzleti év kezdetéhez kapcsolódó kérdés. Amikor már jócskán benne járunk az évben, merőben más problémák foglalkoztatják a könyvelőket és megbízóikat is. A napokban azonban újból terítékre került a könyvelőváltás: olyan ügyben, amelyen érdemes elgondolkodniuk a cégtulajdonosoknak (is).

A szóban forgó ügy még az év elején kezdődött, amikor is egy gazdasági társaság tulajdonosa új könyvelőnek adott megbízást, és a korábbitól szerette volna elhozni a „könyvelést”. Az, hogy mi állt e döntés hátterében, most nem fontos. Az viszont igen, hogy a tavalyi számlái mellett csupán egy főkönyvi kivonat árválkodott.

A tulajdonos – és egyben a cég ügyvezetője – számviteli ismeretek nélkül is úgy gondolta, ez így nincs rendben. Igaza is volt, sőt, új könyvelője átolvasva a főkönyvi kivonatot, figyelmeztette, hogy a könyvelésben egészen biztosan hibák vannak, ez már a kivonatból is egyértelmű.

(Arról, hogy miként tudja elválasztani az ocsút a búzától, vagyis a „jó” főkönyvi kivonatot a nyilvánvalóan „rossztól” a cégtulajdonos is – akkor is, ha a számviteli tanulmányok eddig ki is maradtak az életéből –, egy másik cikkemben lesz szó.)

Mielőtt a bizonylatok esetleges újrakönyvelésére rátérnénk, gondoljuk át, mi mindent (és főleg: hogyan!) is kell az ügyfélnek megkapnia „könyvelési anyag” címén, ha könyvelőt vált!

Elöljáróban fontos tisztázni: év közben történő könyvelőváltás esetén is ugyanazok az átadás-átvételhez kapcsolódó feladatok, mint év elejei váltáskor. A probléma az – és ezt érdemes fontolóra venni –, hogy év közben nincs kötelező zárás, beszámoló-készítés.

Ezért az átadás-átvételnek a folyamatban lévő üzleti évet megelőző üzleti évhez kell kapcsolódnia, az tekinthető lezártnak. Az új könyvelő felelősségének tehát a már könyvelt adatok helyességére is ki kell terjednie (hiszen azok is részei az éves beszámolónak).

Ebből következően, a már könyvelt tételek bizonylatainak, könyvelésének az ellenőrzését is el kell végeznie az új könyvelőnek.

A könyvelőváltás kapcsán is figyelembe kell venni, hogy a megbízott könyvelő a megbízó kezelésében, használatában, illetve a tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről vezeti a könyvviteli nyilvántartásokat, dolgozza fel a könyvelés során előállított adatokat, majd készíti el a számviteli törvény által előírt beszámolót.

Kétségtelen, hogy a megbízott könyvelő (jellemzően) a saját számítástechnikai eszközeivel dolgozik, a számviteli törvény kötelező előírásai figyelembevételével valójában egy sajátos adatbázist állítva össze, de ez az adatbázis mégsem a megbízott könyvelőé, hanem a megbízó vállalkozóé. Az említett adatbázis elemeihez való hozzáférés a megbízó részére csak úgy biztosítható, ha a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat a megbízott könyvelő megbízójának rendszeresen átadja. Ez azonban nem csupán a papíralapon történő átadást jelenti, és ezzel összefüggésben is gondolnunk kell a vállalkozó esetleges adóellenőrzésére is!

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 77-78.§-aiban előírtakból következően, az adóellenőrzést az adóhatóság az iratok, bizonylatok, könyvek, nyilvántartások – ideértve az elektronikusan tárolt adatokat is, – az adózó által a könyvei, nyilvántartásai vezetéséhez, valamint a bizonylatok feldolgozásához alkalmazott szoftverek, informatikai rendszerek, számítások és egyéb tények, adatok, körülmények megvizsgálásával folytatja le.

Az adóhatóság nyilvántartásában és az adózó nyilvántartásában, bevallásában szereplő adatok, tények, körülmények valóságtartalmának, illetőleg ezek hitelességének megállapítása érdekében a bevallási időszak lezárását megelőzően is adatokat gyűjthet, vagy helyszíni ellenőrzést végezhet. Ennek kapcsán az adóhatóság az ellenőrzött vállalkozás által a könyvei, nyilvántartásai vezetéséhez, valamint a bizonylatok feldolgozásához alkalmazott szoftvereket, informatikai rendszereket, számításokat is vizsgálhatja, és általában vizsgálja is.

 Az adózónak az iratokat és az adózással összefüggő, elektronikus adathordozón tárolt adatokat felhívásra az adóhatóság által közzétett formátumban rendelkezésre kell bocsátania, valamint köteles az ellenőrzéshez szükséges tények, körülmények, egyéb feltételek megismerését is biztosítani. Gyakori, hogy az ellenőrzés kezdetén az adóhatóság munkatársai letöltik és elmentik a vállalkozás minden elektronikus eszközének adatait, programjait, esetenként több évre vonatkozóan is. Tekintve, hogy a különböző nyilvántartások összefüggnek, az adóellenőrzés számára nagyon fontosak.

 Amennyiben a társaság korábbi könyvelője a korábbi – az Art. szerinti elévülési időn belüli – éveket érintően nem hajlandó az adatbázist volt megbízója rendelkezésére bocsátani, akaratlanul is akadályozza egy esetleges adóhatósági ellenőrzés lefolytatását – ami megalapozhatja az ügyfelét terhelő mulasztási bírság kiszabását is.

[Az Art. 220.§-ában előírtak szerint, az adóhatóság az adózás rendjéről szóló törvényben, adókötelezettséget előíró törvényben, illetve e törvények felhatalmazásán alapuló más jogszabályban megállapított kötelezettségnek a megszegése miatt, a gazdasági társaságot ötszázezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja.

A hivatkozott kötelezettség megszegésének minősül a kötelezettség hibás, hiányos, valótlan adattartalommal történő, vagy késedelmes teljesítése, illetve teljesítésének elmulasztása.]

Pusztán a főkönyvi kivonat (legyen az bár tökéletes könyvelési munka végeredménye is) édeskevés a könyvelés adtainak, bizonylatainak átadásaként, a fentebb említett adatbázist is meg kell kapnia a távozó ügyfélnek. Ha ez nem történik meg, akkor ez a mulasztás kétséget kizáróan alapja lehet jogi eljárás kezdeményezésének is: ideértve az adatok hiányából eredő esetleges mulasztási bírság polgári peres eljárásban való áthárítását is.

Összegezve tehát az előzőeket, a könyvelési programban rögzített és tárolt adatok is az elektronikus adatok körébe tartoznak, ezeknek papír alapú, kinyomtatott változata csak másodlagos forrás az ügyfél számára.

Akkor tehát, ha a szerződést a felek felmondják, a könyvelőnek minden, a könyvviteli elszámolást közvetlenül, illetve közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat át kell adnia az érintett ügyfélnek. Ilyen számviteli bizonylatok lehetnek – a teljesség igénye nélkül – például, a főkönyvi kivonat, az analitikus és részletező nyilvántartások (áfaanalitika, bérszámfejtéshez kapcsolódó analitikák, vevő- és szállítóanalitika, feladások, egyéb adóbevallásokhoz kapcsolódó analitikák stb.), a bevallások. Az Szt. 169. § (2) bekezdésének előírása szerint a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell a gazdálkodónak olvasható formában megőriznie. A volt könyvelő a nála lévő bizonylatokat bizonyítható módon, az általa könyvelt könyvelési adatállományt pedig az átadás-átvételkor teljes körűen nyomtassa ki, és adja át a cégnek (megbízónak), ezzel az adatállomány-megőrzési kötelezettsége alól a volt könyvelő mentesül. A megőrzési kötelezettség ezek után a (korábbi) ügyfelet terheli.

Természetesen, a könyvelő és ügyfele vitájában (más kérdésben is!) csak a megbízási szerződés ismeretében lehet egyértelműen állást foglalni. Az viszont biztos, hogy a megbízási szerződés nem tartalmazhat olyan feltételeket, amelyek a könyvelés adatainak a megbízó részére történő átadását kizárnák.

Emiatt is kiemelt jelentőséggel bír, hogy a könyvelő a megbízójával olyan szerződést kössön, amelyben – többek között – részletesen szabályozzák a könyveléshez, az adóbevallásokhoz szükséges alapbizonylatok átadás/átvételének a módját, helyét, időpontját, teljes körűségének dokumentumait, egyértelműen rögzítsék ezek és az ezekből készült másodlagos bizonylatok vissza­adásának/vissza­­vételének módját, helyét, időpontját, teljes körűségét. Mindezekhez hozzátartozik az adatok feldolgozásának programja, illetve a programhoz való hozzájutás formája, módszere is.

A gyakorlatban az említetteknek a könyvelők azzal tesznek eleget, hogy a feldolgozott adatokat nem eredeti elektronikus formájában adják át ügyfelüknek, hanem a program által előállítható formázott és program funkciója által biztosított kigyűjtésben (pdf, excel stb.).

Ez esetben viszont a vállalkozó azzal a problémával szembesül, hogy az adatokat csak akkor tudja a későbbiekben valamilyen szempont szerint rendszerezni, ha azokat újra rögzíti egy másik programban. Ez gondot okozhat évközi könyvelőváltáskor, mivel ez esetben a meglévő adatokat is újból rögzíteni kell, hogy a rendszer egységes legyen, a beszámolót alátámasztó éves könyvelés egy „csomagban” legyen.

Nem szabad azonban arról sem megfeledkeznünk, hogy gyakran a fentebb elítélt könyvelői magatartás mögött az áll, hogy a távozó ügyfél többszöri figyelmeztetés, fizetési felszólítás ellenére is tartozik a könyvelési díjjal – adott esetben a könyvelő által emiatt felmondott szerződés is lehet oka az üzleti kapcsolat végének –, és a megkárosított könyvelő nem lát más megoldást, mint a könyvelési anyag visszatartását mindaddig, amíg meg nem kapja a neki járó díjazást.

Ez bár érthető, de vitatható eljárás (természetesen az ilyen ügyfél eljárása sem nevezhető jogkövetőnek). Ilyen esetben a könyvelő ugyan visszatarthatja a ki nem fizetett időszakra vonatkozóan az általa készített bevallásokat az elszámolási (vagy más jellegű) vitára hivatkozva, de a bizonylatok akkor is az ügyfél tulajdonát képezik. Ezért azokat a könyvelő akkor sem tarthatja vissza, ha az ügyfél tartozik a könyvelési díjjal: a Btk. szerint ugyanis „amennyiben a rábízott dologgal (iratokkal) valaki sajátjaként rendelkezik, vagy azt eltulajdonítja, sikkasztást követ el (Btk. 372. § (1) bek.).

Az is megtörténhet, hogy az átvett könyvelés olyan „kusza”, hogy az új könyvelő jobbnak látja ismét rögzíteni az adatokat a további munka megalapozásaként.

Arról, hogy mit mond erről a számviteli törvény, cikkem folytatásában lesz szó.