Apró, de annál lényegesebb változások az online számla-adatszolgáltatásban

Májustól a beküldendő adatok körét is érintő változásokra kell figyelniük a vállalkozásoknak, különben sikertelen számlajelentésre és annak következményeire számíthatnak.

Az online számla adatszolgáltatásra kötelezett adózók év elején már – végre- megnyugodhattak, abban a hiszemben, hogy már rutinná vált az adatszolgáltatás teljesítése, a feladat kipiálva.

A helyzet azonban korántsem ilyen rózsás.

Az online számla adatszolgáltatás kapcsán az adóhatóság ugyanis már a múlt év végén meglebegtette és 2019. február elején hivatalosan is publikálta az ún. 1.1-es specifikációt, azokat a módosításokat, amelyek kötelező érvénnyel bírnak minden, az adatszolgáltatásban érintett adózóra.

A változások részben kisebb mértékű, technikai jellegű módosításokat tartalmaznak az adatszolgáltató és az adóhatóság közötti rendszer kommunikációt illetően – ez a cég informatikusának, illetve az adott számlázó program fejlesztőjének dolga elsősorban-, de a módosítások érintik a beküldendő adatszerkezetet is.
Ez utóbbiak jellemzően a dátum értékek, mennyiségi egységek, adómértékek és az árfolyamok kezelésének újdonságait jelentik.

Mindezek kapcsán nem szabad arról sem megfeledkezniük az érintetteknek, hogy ezek nem csupán a számlaadatok beküldésének módjában okoznak a megjelölt adatkörben változást, hanem az ezekkel összefüggő ellenőrzési eljárások elbírálásában is.

A gyakorlatban ez – röviden összefoglalva – azt is jelenti, hogy az adatszolgáltatásnak azok a hibái, amelyek áprilisban még csak figyelmeztetéssel jártak az Online Számla rendszerben, májustól sikertelen számla lejelentés és az ezzel kapcsolatos problémák okozói lesznek.

Melyek is azok a változások, amelyekre mostantól figyelnie kell az adatszolgáltatóknak?

- mennyiségi egységek: amennyiben a jogszabályi rendelkezések értelmében a számlaképen feltüntetik a mennyiséget, a mennyiségi egységet és az egységárat, úgy ezen információk sem maradhatnak ki az adatszolgáltatásból, figyelmen kívül hagyásuk sikertelen adatszolgáltatást eredményez. Továbbá a mennyiségi egységeknek meg kell felelniük az adóhatóság által megadott központi értékkészlet szerintieknek, vagy egyedi értékként kell azokat megjelölni (ezek jelentése is kötelezővé vált). Mindezek hiánya szintén sikertelen adatszolgáltatást eredményez.

- Áfakulcs megadása: nem lehet nullás vagy központilag nem meghatározott értéket megadni. Amennyiben a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása nyomán áfa nem merül fel, úgy minden esetben csak a pontos, a hatóság által előre rögzített jogcím megjelölésével fogadható be az adatszolgáltatás.

- Adatszolgáltatás számláról vagy módosító okiratról: minden esetben meg kell adni a használt pénznemet és az átváltási árfolyamot. Ez utóbbira forint alapú számla esetén 1-et kell közölni. Mivel a számla (Áfa törvényben előírt) kötelező adattartalmának nem része az árfolyam, így amennyiben a számlán nem szerepel az átváltási árfolyam, akkor az adatszolgáltatásnál kell azt kiszámítani. Ha az árfolyam kimarad a jelentésből, az szintén sikertelen adatszolgáltatást eredményez.

A számlázási gyakorlat fentiek szerinti ellenőrzésének szigorítása várható volt, hiszen - az árfolyam feltüntetését leszámítva-, az Áfa törvénynek a számlák kötelező adattartalmáról szóló előírásainak megfelelően, ezen információkat eddig is fel kellett a bizonylaton tüntetni. Korábban azonban az adóhatóság elnézőbb volt, ha ilyenféle hibákat talált az adatszolgáltatás ellenőrzése során.
Bár az adóhatóság figyelembe veszi e tárgykörben is az adózói visszajelzéseket, de – az eddig kiadott információkból kiindulva - nem tervezik a változásokat érintő határidő meghosszabbítását, azaz májustól már nagyon-nagyon résen kell lenniük az adatszolgáltatóknak a fentebb bemutatottakat érintően is.

Mindezek a kis- és középvállalkozásoknál is okozhatnak problémát, de érdekes kérdés, miként tudják kezelni a helyzetet a nagyvállalati adózók. E körben ugyanis jellemzően számos, egymáshoz bonyolult összefüggésben kapcsolódó modulból álló ügyviteli, számlázó rendszereket működtetnek, ahol a változtatások technikai átvezetése hozzáértő szakembergárda mellett is komoly feladat, előre nem át nem látható időigényű, sok-sok rejtett hiba lehetőségével.
Sok a tárgyalt adatszolgáltatásra kötelezett vállalkozás alkalmaz olyan külső adatszolgáltató modult, ahol nem feltétlenül egyértelmű, hogy a vállalat ERP rendszerében, vagy az adatszolgáltató modul logikájában kell változtatni valamit ahhoz, hogy az adatszolgáltatás követelményeinek eleget tegyenek.

Előrevetítve a későbbiekben várható adóhatósági szigort és annak belátható következményeit, minden adatszolgáltatásra kötelezett számára ajánlatos, hogy fenti kritériumok mentén is vizsgálja felül az ügyviteli, számlázó rendszerét, és az esetlegesen szükséges intézkedéseket a hatósági ellenőrzést megelőzve tegyék meg.

Az Online Számlarendszer jelenleg támogatott v1.1. verziójáról fontos és folyamatosan frissített információkat (így például az Online Számla Rendszer Interfész Specifikáció, Online Számla Felhasználói kézikönyv) találhatunk az adóhatóság honlapján: https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok

Továbbá a “Várható jövő évi változások az Online Számla rendszerben”, 2018. december 20-án közzétett adóhatósági tájékoztató is elérhető a NAV weboldalán: https://onlineszamla.nav.gov.hu/
Érdemes tanulmányozni a Deloitte tárgyban kiadott sajtóanyagát is: https://www2.deloitte.com/hu/hu/pages/ado/articles/fontos-valtozasok-online-szamla-bekuldes.html

Az érintetteknek fontos tudniuk, hogy az adóhatóság idén január 21-étől megkezdte az adatszolgáltatási kötelezettség ellenőrzését is (https://www.nav.gov.hu/nav/adotraffipax): kockázatelemzés alapján vizsgálatokat indítanak azoknál az adózóknál, akik a rendelkezésre álló adatok alapján a 100 ezer forint feletti áfa-tartalommal rendelkező értékesítéseikről nem teljesítették adatszolgáltatási kötelezettségüket.

A NAV vonatkozó közleményében kiemelte azt is, hogy első körben az a mintegy másfélezer vállalkozás számíthat biztosan a revizorok fokozott érdeklődésére, amely a tételes adatszolgáltatás szerint 1 millió forint feletti áfa-eltéréssel rendelkezik, vagy belföldi beszerzését jelentős részben kényszertörlés alatt álló adózókkal bonyolította.

Fentiekből is látszik, az adóhatóság kontroll adatként felhasználja például a számlabefogadók (vevők) bevallásában szereplő tételes adatszolgáltatást a 100 ezer forint feletti áfa-tartalommal rendelkező számlákról. A „másik oldal”, az eladó ezért rajtaveszt, ha ügyeskedni próbál, és a kis értékűnek ítélt (de az adatszolgáltatással érintett) számlákról az online számla adatszolgáltatási kötelezettségét nem teljesíti!

A nem megfelelően működő számlázó program és így hibás, hiányos adatszolgáltatás drága mulatság: számlánként 500 ezer forint mulasztási bírsággal is sújtható az adózó.
Az adóhatósági mércével túlságosan is „kreatív” ügyfelek is megjárhatják.

Például azok a cégek, amelyek integrált vállalatirányítási és könyvelési folyamataiba nem illeszthető be egy olcsó, de az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését érintően megfelelő netes számlázó megoldás, mint mondjuk az adóhatóság által ingyen rendelkezésre bocsátott program. Esetükben előfordul, hogy „árnyékszámlázást” végeznek. Ez azt jelenti, hogy valamilyen külső szoftverrel kiállítanak egy számlát, de csak azért, hogy a NAV elvárásainak megfeleljenek, és az adatszolgáltatás megtörténjék. Ezzel párhuzamosan pedig, könyvelési célból „házon belül” továbbra is az integrált rendszerből állítanak elő – ugyanarról az ügyletről - egy másik számlát. Ez azzal a kockázattal járhat, hogy az adóhatóság ugyanazon ügylet kettős számlázását kifogásolhatja (erre adójogilag is megvan minden alapja), főként, ha ezt a „másik számlát” küldik el vevőjének, megrendelőjének a cég.

Azok sem járnak jobban, akik „én teljesítenék, de folyton van valami technikai hiba” címszóval folyamatosan üzemzavarra hivatkoznak, és ezért kézzel tölti fel a számlákat, mert a számlázó programjuk valójában még nem képes megfelelni az adatszolgáltatással kapcsolatos elvárásoknak: elvileg ők is bírságolhatóak.

Ilyen esetekben a vállalkozás jobban jár, ha mást bíz meg a bizonylatok kiállításával – erre az Áfa törvény lehetőséget ad -, azaz „kiszervezik” a számlázást olyan adótanácsadónak, számviteli szolgáltatónak, aki mind szakmailag, mind technikailag felkészült az online számlázásra.
Az Áfa tv. (160-162.§.) előírásai szerint írásos meghatalmazás alapján a számla kiállítását más személy számára át lehet adni. Ezzel jogszerű és viszonylag gyors megoldást találhat a vállalkozás – akár csak átmenetileg, a saját rendszer felkészítéséig – a problémára.