Így könyveltek ők - könyvvitel anno (1.)

Az első könyvelési mérleget az augsburgi Fugger-család készítette el 1511-ben, majd 1592-ben megjelent az első – Sartorius-féle - számviteltankönyv. A szakmának tehát történelme van, ami legalább olyan érdekes, mint mondjuk a kastélyok története.

1918.

– Olvas? Akkor elkészült a könyvviteltan feladattal?
-  Sajnos nem boldogultam vele, örülnék, ha segítene… Nem szeretnék magyarázkodni Tolnay tanár úrnak.
– Természetesen. Uzsonna után leülünk a könyvtárban, és elmagyarázom.
– Tényleg? Köszönöm!

2018.
– Kockulsz?
– Ja.
– Megcsináltad a könyvvitel lenyót?
– Skippeltem. Behidalok tőle. Az órán majd jól beégek a gyíkarcúnál.
– Az gáz… Nepara, segítek, ha akarod.
– Kajakra? Köszi.

A fenti két beszélgetés ugyanarról – a nehéz könyvviteli lecke és az osztálytárs nagylelkű segítsége – szól, csak közben eltelt 100 év.
Bár a második megfejtéséhez a középgenerációnak (és a még idősebbeknek) már többnyire argószótár kell, de ez – és a közben eltelt évszázad - a témán, a könyvvitel lényegén nem változtatott.

Így például a kollégák – könyvelőtanoncok – már akkor is követtek el hibát a könyvelésben, amelyeket ők sem javíthattak ki úgy, ahogyan éppen kedvük tartotta. Törvényi előírás rögzítette számukra is ennek elvárt, szabályos módját. Esetükben – Szél Jenő: Könyvviteltan c. kötetének 1918. évi kiadásának tanúsága szerint – a Kereskedelmi Törvény 25.§-a foglalta össze, mit is kell/lehet tenni ilyenkor.

Manapság a törvények háza táján már szinte hihetetlen módon, a szóban forgó törvény – a 1875. évi XXXVII. törvény – kihirdetésére 1875. május 18-án került sor, és végérvényesen hatálytanná csak 1989. január 1-jével vált. Ez több mint évszázados „karrier”, ami kevés jogszabályról mondható el.

Térjünk vissza azonban a könyvelési hibák javításához, mit is mond erről az a bizonyos 25.§., illetve ennek alapján a hivatkozott tankönyv (eredeti helyesírással idézve)!

„A bevezetések eredeti tartalmát sem kitörölni, sem kivakarni nem szabad és általában nem szabad olyan változtatásokat tenni, amelyek a bevezetések eredeti tartalmát olvashatatlanná teszik, vagy pedig olyan természetűek, hogy nem ismerhető fel belőlük, vajjon a változtatás az eredeti bevezetéskor, vagy pedig utólag történt-e. Belejavítani az írásba, vakarni, törölni tehát semmi körülmények között nem szabad. Ha hibás számot írunk be, áthúzhatjuk a hibás számjegyet vékony, de jól látható vonallal és föléje írjuk a helyes számot. Az áthúzásnak olyannak kell lennie, hogy az eredeti szám világosan felismerhető legyen. Áthúzással csak akkor javíthatunk, ha még nem készítettünk ’átvitelt’, vagy ha még nem vezettük át pld. a hibás naplótételt a Főkönyvbe. Ha az ’átvitel’ vagy átvezetés a hibás számadatot tartalmazza, akkor már nem húzhatjuk át a hibás számadatot, hanem akkor pótló- vagy ellentétellel igazítjuk helyre a hibát.”

Ne feledjük, akkoriban kézírással könyveltek, még a könyvelőgépek sem voltak ismertek, nemhogy a napjainkban alkalmazott modern szoftverek.

Ettől függetlenül, a hiba javításának elvei most is élnek, szó szerinti formájukban (áthúzás, fölé írás) akkor jutnak érvényre, ha kézzel vezetett nyilvántartásról (ez manapság már ritka), vagy számlatömbből kézzel kiállított számla korrekciójáról beszélünk.
A bizonylati elv és bizonylati fegyelem kapcsán támasztott követelményeit az Szt. is megfogalmazza (165.§.), eszerint a bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani.
A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek.

A szabályszerű javításokat most is (még mindig) úgy kell elvégezni, hogy:
- a bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés /szám vagy szöveg/ olvasható maradjon,
- a helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni,
- a hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell,
- fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását.
Hiába, nincs új a nap alatt…

Térjünk vissza az időben a 20. század első harmadába. Most 1929-ben járunk. Leltározni már akkor sem szerettek a kollégák, így határozottan elégedetlenek voltak az „Áruszámlával”, amelynek egyenlege – Dr. Lautenburg István, a Budapesti Kereskedelmi Akadémia tanára szerint – „csak kivételes esetekben mutatja a raktáron lévő árukészlet értékét. Miután az áruszámla nem alkalmas arra, hogy egyenlege segélyével megállapítható legyen a raktáron lévő áruk értéke, a raktári árukészlet értékét leltározással kell megállapítani. Az árukészletet le kell mérni, súlyát az egységárral meg kell szorozni.”

A leltározást a ma vállalkozói sem kerülhetik ki, ha év közben csak értékbeni nyilvántartást vezettek készleteikről, és most is igaz, hogy a leltározás eredményének függvényében a készletszámla helyesbítése indokolt lehet.

A kettős könyvvitel alapelveit, a Tartozik, és a Követel szabályait ugyan akkoriban is úgy értelmezték, mint napjainkban, de ez a bizonyos Áruszámla furcsa szerzet egy mai könyvelő szemével nézve.

Az áruk kezdő értéke (a mérlegből) a számla Tartozik oldalára került, ahogyan az áruk értékében beálló gyarapodás is, míg az áruk értékében bekövetkező csökkenést a Követel oldalra könyvelték 1920-30-as években működő elődeink is.

De a készlet csökkenését abban az összegben könyvelték, amelyen az értékesítés történt, ami már akkor is – jellemzően – magasabb összeg volt, mint amennyiért a vállalat az adott árut beszerezte.

Vegyük kölcsön ennek szemléltetésére az említett szerző „Kettős könyvvitel és mérlegkészítés” című munkájában hozott példát!
Tegyük fel, hogy 10 q árut vásároltunk – 1.000,- pengő/q egységáron Kiss Jánostól (Szeged), majd ebből eladtunk 8 q-t, 1.200,- pengő egységáron, Szeles Ernőnek (Budapest).

A fentebb vázolt elveket követve áruszámlánk Tartozik oldalán 10.000,- pengő növekedés, míg Követel oldalán 9.600,- pengő csökkenés szerepel. Feltéve, hogy egyéb tételek egyenlegeivel nem kell számolnunk, a számadatok azt mutatják, hogy cégünknek 400,- pengő értékű áruja van.
Leltározás nélkül is belátható, hogy ez az összeg nem fedheti árukészletünk tényleges – jelen esetben 2 q árut lefedő - értékét, hiszen a beszerzés és az értékesítés eltérő egységárakon történt.
A beszerzéskori egységárral számolva a megmaradt (2 q) áru értéke 2.000,- pengő, nem pedig 400.
Azt sem várhatjuk el nevezett számlától, hogy az áru értékesítésének nyereségét mutassa (mint tőkehelyettesítő számla), mivel Tartozik egyenlege van, ami a tőkehelyettesítő számlák esetében a veszteséget jelenti.
Ugyanakkor az árukészlet leltározott értéke és az Áruszámla egyenlege segítségével az áruforgalmon elért nyereség vagy veszteség mégis megállapítható.

Kérdés, hogy ez minden esetben igaz-e, azaz az Áruszámla egyenlegének és a leltározott raktári készlet értékének összevetésével megállapítható az értékesítés eredménye (nyereség vagy veszteség)?

Az Áruszámla ugyanis sokféle képet mutathat:
- lehet Tartozik egyenlege,
- lehet Követel egyenlege, és
- az is lehetséges, hogy nincs egyenlege.

A nyereség vagy veszteség megállapításakor pedig lehet, hogy van árukészletünk, de az is lehet, hogy nincs.

Találhatunk-e olyan módszert, amelynek segítségével az Áruszámlából könnyedén megállapítható az árunyereség, illetőleg veszteség?
Például, ha az értékesítés a beszerzéssel azonos egységáron történik, akkor az áruszámlának vagy nincs egyenlege (mindent eladtunk), vagy a készleten maradt áru beszerzési árnak megfelelő értékét látjuk. (Ebből az is következik, hogy sem nyereségünk, sem veszteségünk nincs az áruforgalmon, mert annyiért adtuk el az árut, amennyiért vettük.)
Ha az áru egészét eladtuk, de magasabb egységáron (például 1.080,- pengő/q), mint ahogyan vásároltuk azt, akkor a raktárban már nincs áru, de az Áruszámlának mégis van egyenlege: jelen esetben Követel, 800,- pengő. Ekkor az Áruszámla a tőkehelyettesítő számlákra hasonlítva, Követel egyenlegben mutatja az áruforgalmon elért nyereséget.
Folytathatnánk a sort, a forgalom különböző eseteivel – magasabb egységáron adtunk el, de maradt még áru a raktárban, vagy minden eladtunk, de a szerzésnél alacsonyabb áron -, de a lényeg az, hogy az árukon elért nyereség, illetőleg veszteség megállapításához két adatra van mindig szükség: a meglévő árukészlet értékére és az Áruszámla egyenlegére.
Ha csekély számú tétellel kell számolnunk, akkor a feladat könnyen átlátható.
Akkor, ha sok tételről van szó – és a gyakorlatban, egy vállalkozás egészséges működését feltételezve, nyilván sok tételből adódik a forgalom -, már indokolt bevezetni valamiféle egyszerűsítő eljárást.
Ez – a hivatkozott kötet szerint – az alábbiakat jelenti:
- Megállapítjuk az áruszámla egyenlegét. Ha az Tartozik, akkor ezt az egyenleget veszteségnek tekintjük. Ha az Áruszámlának Követel egyenlege van, akkor azt nyereségnek tekintjük.
- Megállapítjuk leltározással a meglévő árukészlet értékét, amelyet számításaink szempontjából nyereségnek tekintünk.
- Az árukészlet értékét és az Áruszámla egyenlegét összehasonlítjuk.

Ez utóbbinak is többféle kimenete lehet, nézzünk erre is egy példát!
Tegyük fel, hogy az Áruszámla Követel egyenlege 400,- pengő (ezt nyereségnek tekintjük), az árukészlet leltári értéke pedig 2.000,- pengő, amit úgyszintén nyereségként kezelünk.
Ez esetben mindösszesen az áruforgalom 2.400,- pengő értékű nyereségéről beszélünk.
Ezzel szemben, ha az Áruszámla Tartozik egyenlege 2.240,- pengő, az árukészlet értéke pedig 2.000,- pengő, akkor az előzőekben is követett logika mentén 240,- pengő a veszteségünk.

Az árukészlet leltári értékének nagysága is nagy befolyással van az árunyereség, illetőleg veszteség alakulására. A fentebb már hivatkozott kereskedelmi törvény előírásai (28.§.) szerint: „a leltár és mérleg összeállításánál a javak és követelések azon érték szerint veendők számításba, amellyel azok a felvétel idejekor bírtak.”
Az óvatos kereskedő azonban nem értékeli a leltározáskor az árukat a napi áron, hanem rendesen beszerző áron. Ha napi áron értékelne, ennek az lenne a következménye, hogy a valóságnál nagyobb nyereséget, illetőleg kisebb veszteséget mutatna ki.

(Ez is ismerős, ugye?)

Az Áruszámláról a zárlatkor a nyereséget, illetőleg a veszteséget az Eredményszámlára, a raktáron lévő árukészlet értékét pedig a Mérlegszámlára kell átvezetni.

Gondoljuk át az áruszámla működését, és tegyük fel, hogy ebből a számlából kettőt alkalmazunk: egy Áruszámlát – ami a mindenkori raktári készletet mutatja – és egy Árueredményszámlát.

Hogy ez miért „nagy ötlet” és miért érdekes a mai könyvelők számára, az a folytatásból derül ki. Persze górcső alá vesszük majd a „régi” könyvelés más, mai szemmel nézve furcsaságait is. Így az is kiderül, mit kell értenünk a „tőkehelyettesítő számlákon”.