Egyszemélyes kft-k személyes ügyei - 2. rész: Speciális szabályzatok

PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT AZ EGYSZEMÉLYES KFT-NÉL

Az Szt. 14. §-ának (5) bekezdése szerint a számviteli politika keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. Biztosan nem szorul bővebb magyarázatra, miért okoz ez gondot egy olyan vállalkozásnak, ahol egyetlen tulajdonos van, és végez a cégnél minden munkát – szó szerint. Egy szabályzat attól szabályzat – többek között -, hogy a benne foglaltak betartásáért, végrehajtásáért valaki felelős, és megint másvalaki ellenőrzi ezt. A szóban forgó egyszemélyes cég tulajdonosa elvileg tehát csak magának tehet szemrehányást, ha a szabályzatban előírtakat nem tartja be senki. De mit szól ehhez a számviteli törvény?

Az egyszemélyes társaságoknál különösen fontos figyelni arra a szabályzat összeállításakor, hogy a társasági vagyon és a magánvagyon két különböző kategória, azokat mindenképpen el kell választani egymástól. Ez nem könnyű, mert nincs függetlenített pénztáros, a pénzügyeket az ügyvezető, a tulajdonos kezeli. Így könnyen előfordulhat, hogy az ügyvezető sajátjaként kezeli a társaság pénzét, illetve költi a sajátját a társaságnál elszámolandó tételekre.  Mindkét esetben szabálytalanul jár el!

Mi kerüljön tehát a szabályzatba?

Számvitel-politikai döntés, hogy készpénzt kezelnek-e vagy sem. (Egy szaklap azt tanácsolja a cégeknek, hogy ha lehet csak bankkártyás fizetéseket alkalmazzanak. Ugyan ezt nem tartom túl életszerűnek, de nem ütközik jogszabályba.) Ez alapvetően attól függ, hogy van-e készpénzbevétele a társaságnak – egy kiskereskedelemmel foglalkozó vállalkozásnak egészen biztosan -, vagy csak a kiadásaik rendezéséhez szükséges a készpénz.

Ha van készpénzbevétel és kiadás – ez a jellemző -, akkor szabályozni kell, hogy ki kezelje a készpénzt: ez lehet az ügyvezető, az egyszemélyes cég tulajdonosa is, de a szabályzatban nevesíteni kell. 

Amennyiben a vállalkozásnál van készpénzforgalom, akkor pénztárhelyiséget (helyiségrészt) is kell kijelölni. Vigyázat, az ügyvezető nem tarthatja magánál a társaság pénzét, így nem lehet azt mondani a szabályzatban, hogy a pénzt az ügyvezető számzáras aktatáskájában tárolja a társaság! Most biztosan nevetnek, de találkoztam már ilyen megfogalmazással kisvállalkozás szabályzatában.

A pénztárhelyiségnek – helyiségrésznek - olyannak kell lennie, ami biztosítja a pénztárban elhelyezett pénz biztonságát tűz és betörés esetére. Az, hogy a vállalkozás milyen szinten tud eleget tenni a biztonsági követelményeknek, végeredményben behatárolja a pénztárban elhelyezhető pénz keretösszegét is. Például, ha a társaságnak nincs önálló és jól zárható pénztárhelyisége, hanem egy másra és a mások által is használt helyiségben helyez el - mondjuk - egy kétzáras, betörésbiztos páncélszekrényt, az kevéssé biztonságos, mint ha a házipénztár csak az ügyvezető által kizárólagosan használt, riasztóberendezéssel, biztonsági záras vasajtóval ellátott helyiségben van. A lehetőségek függvényében kell tehát a pénztárban tartható készpénz legmagasabb összegét meghatározni.

A házipénztár korlátai a készpénzes ügyletek bizonylatolását is befolyásolják. Az Szt. 165. §-a alapján valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül kell a könyvekben rögzíteni. Lényeges, hogy nincs kötelező előírás arra, hogy a pénztárba befizetett, illetve onnan kifizetett összegről bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, feltéve, hogy az ügyletet más, a számviteli törvénynek megfelelő bizonylat (számla) is alátámasztja. Így a pénztárból kifizetést teljesíteni a kapott készpénzes (egyszerűsített) számla alapján is lehet. A bankszámláról felvett és a házipénztárba befizetett készpénzt pedig a banki pénztár alapbizonylata dokumentálja.

Egyszemélyes kft-nél, ahol mindent a tulajdonos intéz, célszerű mellőzni a számlákhoz, a bizonylati elvárásoknak megfelelő dokumentumok mellé kitöltött bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat, elég azokat csak akkor kiállítani, ha más, megfelelő irat nem igazolja a be- és kifizetést (például elszámolásra kiadott előleg).

Lényeges, hogy a számviteli törvény bizonyos dokumentumokat (bizonylatokat) szigorú elszámolás alá von (168.§.), ami azt jelenti, hogy az e körbe tartozó bizonylatokat – például számla-, egyszerűsített számlatömbök, bevételi- és kiadási pénztárbizonylatok – nyilvántartásba kell vennie a cégnek és minden egyes lapjukkal el kell számolni. A szabályzatban azt is meg kell írni, hogy a vállalkozás által használt bizonylatok közül melyek tartoznak e kategóriába, és a cég miként gondoskodik nyilvántartásukról, elszámolásukról. Mondjuk ez az egyszemélyes kft ügyvezető-tulajdonosának feladata, és a megbízott könyvelő ellenőrzi.

Pénztárból történő kifizetéskor a bizonylaton fel kell tüntetni a sorszámon kívül a kifizetés keltét, és alá kell írni a bizonylatot a pénzkezelést végző személynek és a pénzfelvevőnek (ez utóbbinál az azonosításához szükséges adatok feltüntetésével). Az egyszemélyes kft-ék esetében - ha az ügyvezető egyben a pénztáros is -, természetesen nincs értelme külön utalványozóról, engedélyezőről, vagy akár pénztári ellenőrről beszélni. Ez utóbbi feladatot ilyenkor a cég kénytelen a „külsős” könyvelőre bízni.

Ekkor sem mellőzhető azonban a pénzforgalomról vezetett nyilvántartás: a forgalom nagyságától függően a nyomtatványboltokban megvásárolható napi, heti, illetve havi pénztárjelentés, esetleg házipénztár-szoftver használatával. Az erre vonatkozó választást is bele kell foglalni a szabályzatba! A szóban forgó nyilvántartást legalább havonta le kell zárni, meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét, azok egyenlegét, a pénztárban lévő címletenkénti pénzállományt, az előző időszaki pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget. A pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet össze kell hasonlítani a ténylegesen meglévő pénzkészlettel, és az esetleges eltérést vizsgálni kell. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét az ügyvezetőnek aláírásával kell igazolnia.

Az egyszemélyes, és az adminisztrációba bevonható személyt/személyeket nem foglalkoztató vállalkozásoknál a könyvelő feladata - mint függetlenített belső ellenőrnek - a könyvelést megelőzően, a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, a pénzforgalomról vezetett nyilvántartás helyességének vizsgálata. Ennek során ellenőriznie kell, hogy a pénzforgalomról vezetett nyilvántartásba bevezetett tételekhez kapcsolódóan hiánytalanul megvannak-e a pénztári alapbizonylatok, és azok az előírt szigorú számadási kötelezettségnek megfelelnek-e. A könyvelő az ellenőrzött (majd könyvelt) okmányokat, számadásokat kézjegyével köteles ellátni. Ha mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes gyakorlatot tapasztal, köteles erről jegyzőkönyvet felvenni, és azt a pénzkezelést végzővel (az ügyvezetővel) aláíratni.

A kis cégeknél a készpénz felvételét és szállítását is az ügyvezető végzi. Ekkor a felelőssége a pénz átvételétől a pénztárba, illetve a bankba történő elhelyezésig tart. A készpénz szállításánál – akárcsak a házipénztár kialakításánál - tekintettel kell lenni a vagyonvédelem szempontjaira és a biztosító kártérítési felelősségvállalására. Ezért a szabályzatban arra is ki kell térni, hogy az ügyvezető milyen összeghatárig szállíthat készpénzt: annak függvényében, hogy a szállítás milyen módon történik, például riasztójelzést adó pénzszállító táskával, gépkocsival, postai szállítással vagy egyéb módon.

A pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell azt is, hogy ki rendelkezhet a bankszámlák, bankkártyák felett, és felelőssége milyen formában érvényesül.

ÉS A LELTÁROZÁS SZABÁLYZATAI?

Az Szt. 14. §-ának (5) bekezdése nem csak a pénzkezelési szabályzat elkészítését írja elő a hatálya alá tartozó vállalkozások számára, hanem azt is, hogy a számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési, valamint leltározási szabályzatát.

Az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata ugyanis valójában két szabályzat. A leltárkészítési szabályzatnak a számviteli beszámoló mérlegét alátámasztó leltár elkészítésének - az adott társaságra vonatkozó - szabályait kell tartalmaznia. A leltárnak tételesen, ellenőrizhető módon kell tartalmaznia minden vállalkozás – így az egészen kicsi vállalkozásokra is érvényesen - a mérleg-fordulónapon meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben.

Amennyiben a vállalkozás folyamatosan, naprakészen vezeti főkönyvi és analitikus nyilvántartásait, az Szt. követelményeinek megfelelő leltár elkészíthető ezen nyilvántartások alapján is. A nyilvántartásban szereplő adatokat - azok helyességének ellenőrzése után - át kell vezetni az eszközönként-forrásonként tételes leltárba. Az is lehetséges, hogy a társaság nem vezet folyamatosan, naprakész nyilvántartást az eszközeiről (jellemzően a vásárolt és saját termelésű készletekről). Ebben az esetben a leltárt csak úgy tudja elkészíteni, ha először – szó szerint - leltároz, azaz megszámolja, milye van.

A leltározás feladatait a leltározási szabályzatnak – a „másik” szabályzatnak -  a fentiek függvényében kell tartalmaznia. A leltározás dokumentumainak – például leltárfelvételi ívek – teljes körűségét és adatainak pontosságát, illetve a szükséges selejtezés esetén a jegyzőkönyv adatait az egyszemélyes kft-nél ugyancsak a könyvelő segítségével lehet ellenőrizni, igazolni.

Nem szabad a leltározást és a selejtezést félvállról venniük az egészen kicsi cégeknek sem, mert a selejtezés dokumentumainak hiányosságait a társasági adóról szóló törvény adóalap-növelési kötelezettséggel honorálja (3. számú melléklet A/6. pont), a selejtezett eszköz könyv szerinti értékének megfelelő összegben.

A cikksorozat 1. részét ide kattintva olvashatja el >>