Online számla: mégsem kötelező az átállás áprilisban

2020. április 1-jétől július 1-jéig nem kötelező átállni az online számlaadat-szolgáltatásban a 2.0 verziójú XSD alkalmazására. A járványhelyzet miatt a NAV a korábbi verzióban küldött adatokat is fogadja.

A halasztást – az ezt bejelentő közleményében - az adóhatóság azzal indokolta, hogy a járvány terjedésének lassítására radikálisan csökkenteni kell a személyes érintkezések számát az élet minden területén.

A számlázóprogramok frissítése azonban sok vállalkozásnál nem oldható meg távolról, ahhoz a fejlesztőnek fel kellene keresnie megrendelőjét.

Az új verzió telepítése problémát jelenthet akkor is, ha abban külföldi fejlesztőnek kellene közreműködnie, illetve akkor, ha a magyarországi társaság informatikai rendszere külföldön működik, és a telepítés személyes jelenlét nélkül szintén nem oldható meg.

Fentiek szerint tehát a NAV 2020. április 1-jétől nem szünteti meg az Online Számla rendszer 1.1 XSD verziójának támogatását és a 2.0 XSD alkalmazását sem teszi kötelezővé. Ez az intézkedés a biztosítéka annak, hogy a kötelező adatszolgáltatás folytonossága – az átállás miatti esetleges személyes jelenlétet igénylő technikai műveletek nélkül is – minden adózó részéről teljesíthető lesz.

Lényeges, hogy a 2.0 XSD már 2020. február 27-étől használható éles környezetben, párhuzamosan az 1.1 XSD verzióval, így az átállás feltételei az Online Számla rendszer oldalán adottak. Ugyanakkor a NAV azt kéri, hogy a rendkívüli helyzet melletti lehetőségeket mérlegelve és a biztonságos munkavégzést szem előtt tartva, lehetőség szerint folytassák az adózók az új XSD verzióra átállás előkészületeit, és ahol ez megoldható, történjen meg mielőbb az átállás.
A jelenlegi helyzetben sok vállalkozás számára a további működés egyetlen lehetősége a munkavállalók távmunkája, azaz a home office.

Ezzel összefüggésben is fontos, hogy a számlázás és az ezzel kapcsolatos feladatok is digitálisan intézhetőek legyenek.

Sok vállalkozó még mindig jobban szereti a papír alapú számlázást, mint az elektronikus megoldást. Az elektronikus számlázást alkalmazók sem használnak ki minden, ebben rejlő lehetőséget. A jelenlegi helyzetben azonban a vállalkozók arra törekednek, hogy az üzleti partnereikkel való személyes találkozás helyett, inkább otthonról dolgozva használják ki a digitalizált számlázási, vállalkozói eszközöket, valamint a közigazgatás elektronikus funkcióit.

E gyakorlatot azért is lesz majd érdemes a későbbiekben – a járványhelyzet megszűnése után is – megőrizniük, mert az átállás az idén az új szabályok miatt egyébként is aktuális lesz.

2020. július 1-jével (mivel nem tudni, meddig tart még a járvány miatti vészhelyzet, és ez milyen jogszabályi változásokat hoz még, fogalmazzunk úgy, hogy „feltehetőleg”) eltörlik a jelenlegi 100.000 forintos jelentési értékhatárt, tehát a NAV felé az összes belföldi adóalanyok közötti ügyletről adatot kell szolgáltatniuk a vállalkozásoknak.

2021 januárjától pedig minden kibocsátott számlát jelenteni kell majd. Éppen ezért érdemes már most is a vállalkozás számára leginkább megfelelő programot kiválasztani és az elektronikus számlázást választani és – a járványhelyzet miatti „maradj otthon” kényszeréből némi előnyt is kovácsolva – begyakorolni azt.

Célszerű olyan számlázó programot választani, amely lehetőséget ad arra, hogy a rendszeren belül a vállalkozásunk részére kiállított számlákról azonnal értesítést kapjunk és letöltsük a számlát, kizárva ezzel a technikai és egyéb okokból elveszett e-mailen vagy postán küldött számlák miatti problémákat.

Az sem elhanyagolható szempont, hogy tudunk-e hozzáférést adni a programhoz a könyvelőnknek.

A home office keretei között nem könnyű megoldanunk a számláink eljuttatását a könyvelőnek. Igaz, az adóhatóság most a megértő arcát mutatja, de az üzleti élet akkor sem állhat meg, a papírmunkát is ugyanúgy el kell végezni.

Ezért szerencsés olyan (lehetőleg felhőalapú) megoldást választanunk, amely alapján a számlázó programunk képes arra, hogy a kimenő - és ha partnereink is ugyanezt a programot használják, akkor lehetőség szerint az e rendszerből kibocsátott bejövő számláink - minden adatát online elküldjük egy külső rendszer felé, például a könyvelőnk által használt könyvelőprogram felé.

„Macerás” feladatnak tűnik, de érdemes utánajárnunk, üzleti partnereink milyen szoftvert használnak a számlázáshoz, és ezek fentiek szerint összekapcsolhatóak-e azzal a rendszerrel, amelyet mi szeretnénk bevezetni. Sok értékes órát takaríthatunk meg ezzel mind magunknak, mind könyvelőnknek.

Ha online feltölthetjük (és iktathatjuk) minden bizonylatunkat és dokumentumunkat, akkor könyvelőnk azonnal hozzáférhet az adatokhoz, illetve a számláink, pénztárbizonylataink, rögzített banki kivonataink is azonnal könyvelhetőek személyes kontaktus nélkül.