POP3 vagy IMAP?...

Írásainkat olyan, az informatika iránt érdeklődőknek szánjuk, akik egyelőre még szinte semmit vagy csak nagyon keveset tudnak az IT, weboldal készítés, internet, hálózatok, programozás, stb. világáról. Az általunk használt kifejezések és magyarázatok a nem szakmabelieknek szólnak. Cserébe közérthetően szeretnénk bemutatni az informatika különböző területeit és fogalmait.

A fenti kérdéssel egyszerű felhasználóként is szembetalálhatjuk magunkat, ha olyan élethelyzetbe kerülünk, hogy levelezésünkhöz telepített e-mail alkalmazást (pl. Outlook, Thunderbird, Seamonkey) szeretnénk használni, és ehhez ugyebár első lépésként be kell állítani az adott eszközre az e-mail címünket. Ilyenkor legtöbben átszaladnak a szomszéd sráchoz / haverhoz / ismerőshöz, mert “ő ért a számítógépekhez”.

A szomszéd / haver / ismerős / stb. egyik első kérdése pedig ez lesz: "POP3 vagy IMAP legyen?"

Tegye fel a kezét, aki erre bátran és határozottan rávágja a választ… Pedig a válasz nem csak egyszerű, hanem hasznos is, ha tudjuk, hogy mi a különbség a kettő között.

Mi a különbség a POP3 és az IMAP e-mail fiók beállítása között?

Mindenekelőtt szögezzük, hogy a kérdés csak akkor releváns, ha a felhasználónak van egy e-mail kliens szoftvere (például a már említett Outlook, Thunderbird vagy bármilyen más e-mail kliens) telepítve a számítógépére / laptopjára / táblagépére / telefonjára. Ha webmail fiókot használ, mint például a Gmail vagy a Hotmail (web applikációkról itt írunk bővebben), akkor a leveleit közvetlenül a levelező szolgáltató webszerveréről éri el, és nem tölti le a saját gépére. Ezért ebben az esetben nem kell semmit beállítania, és nem merül fel a POP3 és az IMAP közötti döntés kérdése.

Ha e-mail klienst használunk, mint az Outlook vagy a Thunderbird, a beállítás során mindig választanunk kell a POP3 vagy az IMAP protokoll használata között.

Az IMAP megértéséhez a működés alapelvét kell értenünk: IMAP módban a levelezést a webkiszolgálón (a szerveren) belül kezeljük.

Amikor IMAP beállításal megnyitjuk a "Beérkező levelek" mappát, a webszerver "élő" e-mail listáját látjuk. Az e-mail szoftver (pl. Outlook) úgy működik, mint egy "meghosszabbított kar", ami “belenyúl” a szervetbe és közvetlenül ott lát mindent és ott dolgozik. Az e-maileket közvetlenül a webkiszolgálón olvashatjuk, írhatjuk, küldhetjük - és törölhetjük(!) - is. Az "Elküldött üzenetek" mappa szintén a webszerverre kerül.

Az IMAP mód használatát vizuálisan valahogy így lehet elképzelni:

Az IMAP mód előnye akkor válik nyilvánvalóvá és kézzelfoghatóvá, ha felváltva több eszközt, például számítógépet / laptopot / táblagépet / telefont is használunk a levelezés eléréséhez, persze mindegyiket IMAP módra beállítva. Ilyenkor ugyanis bármelyik eszközünket nyitjuk meg a levelezésre, ugyanazokat az e-maileket fogjuk látni, bármelyik eszközünkről, bármit is csináljunk velük. Például: Ha e-mailt küldünk a laptopunkról, akkor azt az e-mailt értelemszerűen az “Elküldött üzenetek” mappában fogjuk látni a laptopunkon, viszont az IMAP beállítás miatt ez a történés a telefonunkon is látszódik: ugyanúgy megtaláljuk az emailt az “Elküldött üzenetek” között itt is.

Az IMAP mód egyetlen hátránya, hogy az összes e-mailt a webszerver tárolja, így idővel egyre több tárhelyet szükséges az e-mailek tárolására. Az emberek hajlamosak azt hinni, hogy az e-mail tárhelyük korlátlan, de ez nem így van. A tárhely véges, ezért az e-mail fiókot karban kell tartani, rendszeresen törölve a régi, nem kívánt e-maileket. (Vagy pedig hagyni a leveleket felhalmozni és a számolni azzal, hogy az e-mailek számára szükséges tárhely folyamatos duzzadása a térhelyköltségek emelkedésével jár.)

A POP3 mód másképp működik: Ez a mód az e-maileket a helyi eszközön kezeli

Itt nem közvetlenül a szerveren dolgozunk, hanem a szerverről az e-mail kliensszoftver csak letölti, lemásolja az e-maileket a helyi számítógépre / eszközre. A POP3 alapértelmezett beállítása szerint a letöltött e-mailek a letöltés után azonnal törlődnek a szerverről, vagyis az emailek innentől csak helyben, az adott eszközön tárolódnak és érhetőek el.

A fenti tényből következik egy egyre gyakoribb hátrány. Az utóbbi években egyre inkább jellemzővé válik, hogy e-mailjeinkhez több eszközzel szeretnénk hozzáférni. Emiatt a POP3 alapértelmezett beállítás nem célszerű, mert minden emailt csak “lemásolunk” a szerverről és legtöbbször ugyanakkor törlünk is. Vagyis konkrétan, ha a mobilunkról megnéztük “Y” emailünket, akkor az a szerverről rögtön törlődik, a mobilon elérhető lesz az az email, de pl. a laptopunkon nem fogjuk megtalálni ezt az “Y” emailt a “Beérkezett levelek” között sem olvasottként, sem pedig olvasatlanként. Kis idő múltán ez teljesen kezelhetetlen és követhetetlen helyzetet eredményezhet.

Ráadásul a POP3 protokollal az "elküldött" e-mailek is csak azon az eszközön láthatók, ahonnan küldték őket!

Ez az oka annak, hogy a POP3 módban működő e-mail kliensek használata egyre kevésbé népszerű.

Megjegyzés: Az e-mail fiók beállításaiban az alapértelmezett azonnali törlés helyett kiválaszthatjuk azt az opciót is, hogy "hagyd az üzenet másolatát a szerveren". Ezzel az e-mailek másolata a webkiszolgálón marad, még a helyi eszközre történő letöltés után is. További opcióként megadhatjuk a programnak, hogy az e-maileket a helyi eszközre történő letöltés után X napig a szerveren tartsa. Ha az összes eszközt ezzel a módszerrel állítjuk be, akkor az összes e-mailt megkapjuk az összes eszközünkre, amennyiben azok a megadott időn belül csatlakoznak a szerverhez.

A lehetőség ellenére azonban POP3 használatakor és több eszközzel történő levelezésnél gyakori hiba, hogy az emberek elfelejtik betenni a pipát a "másolatot hagyjon a szerveren" tickboxba. Ilyenkor, ahogy fent is írtuk, ha egy új e-mail érkezik a szerverre és a felhasználó az egyik eszközéről megnyitja, az e-mail letöltődik az eszközre, majd törlődik is a szerverről. Az e-mail üzenetet ezután más eszközökről nem lehet elérni. Ne feledjük tehát, hogy a beállítást úgy célszerű megtenni, hogy az e-mailek az első elérés után néhány napig még megmaradjanak a szervereni, hogy más eszközök is hozzáférhessenek az üzenethez, mielőtt azok törlésre kerülnének.

A POP3 előnye, hogy a megfelelő beállítások mellett a tárhely soha nem telik meg, mivel az összes e-mailje a helyi gépén tárolódik.

Mindent egybevetve manapság az IMAP használata célszerűbb. Ha ezt választjuk, nagyon fontos viszont, hogy rendszeresen karban tartsuk az e-maileket, rendszeres biztonsági mentéseket végezzünk, és időről-időre töröljük a felesleges üzeneteket.