December 9. - Számviteli tipp: Könyvelés a NAV Online Számla rendszere alapján
A könyvelők viszonylag gyakran tapasztalják, amikor a könyvelőprogram a NAV Online Számla rendszeréből letöltik a könyvelt cég bejövő számláit, hogy akad köztük olyan számla is, amelyet az ügyfél nem adott át könyvelésre. Kérdés, hogy ilyen esetekben a hiányzó bizonylatokat is lehet könyvelni a „navos adatok” szerint, vagy csak az ügyfél által átadottakat?
A számviteli törvény (Szt.) 165. § (2) bekezdése alapján a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel az Szt. 167. §-ában a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeiként előírtaknak, és amelyet – hiba esetén – az előírásoknak megfelelően javítottak.
Az előzőekhez kapcsolódóan az is fontos, hogy az Áfa tv. 159.§-a szerint az adóalany egy másik adóalany felé történő értékesítéséről főszabály szerint számát köteles kiállítani. Számla minden olyan okirat, amely megfelel az áfatörvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek. Továbbá, az Áfa tv. 168/A.§ (1) bekezdése alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Ezzel szemben, az Online Számla rendszerből az XLM adatokat lehet lekérni, azaz nem magát a bizonylatot. Az XML egy formázás nélküli szöveges dokumentum, amelyet a könyvelőprogram könnyen fel tud dolgozni, így megkönnyítheti az adatrögzítést, de hiányoznak mellőle a szállítói számla képi információi.
Összegezve fentieket: az Online Számla adatszolgáltatásba feltöltött, és a számla befogadója által lekérdezhető adatok sem a Szt., sem az Áfa tv. szempontjából nem minősülnek bizonylatnak, ezért kizárólag ezen adatok alapján könyvelni nem lehet, és áfa-levonási jog nem érvényesíthető. (Mindebből az is következik, hogy a „csak navos adatként” létező bizonylatok alapján sem a társasági adózásban, sem a helyi iparűzési adózásban nem lehet az adott költséget figyelembe venni.
Megjegyzés: arra is akad példa, hogy a fentiek szerint hiányzó számlákról az ügyfél azt mondja, azért nem adta át azokat könyvelésre, mert nem a vállalkozás érdekében felmerült kiadásokat igazolnak. A könyvelésben azonban az ilyen számláknak is meg kell jelenniük, hiszen a vállalkozás pénzeszközeiből finanszírozták/ finanszírozzák az adott ráfordítást, a bizonylat a cég nevére szól. Az már más kérdés, hogy az adóalapot nem lehet e tételekkel csökkenteni, vagy adott esetben annak, aki felhasználta a kérdéses terméket, igénybe vette a szolgáltatást, az ki kell fizetnie ezt a cégnek. Ez utóbbi gazdasági eseményt is bizonylatolni és könyvelni kell.