Szorongatnak a határidők – mit tegyek?

Talán nincs is olyan szakma, olyan feladatkör, ahol ne lennének határidők, hiszen minden feladatnak el kell készülnie valamikor, nem lehet a teljesítését örökre elhúzni. Ilyen értelemben tehát mindenkinek vannak határidői, sőt, ha belegondolunk, már az iskolában is határidőket kapnak a diákok, megírandó dolgozatok, megtanulandó tananyag formájában. Azonban míg ott sokszor a tanárok, vagy a szülők „menedzselik” a lurkók életét és idejét, egy felnőtt, dolgozó embertől már elvárják, hogy önmaga figyeljen ezekre a határidőre, s tartsa is be őket.

Érdekes módon, vannak, akiknek ez nem okoz gondot, míg mások folyamatos késésben vannak a munkájukkal, s soha nem tudnak semmit határidőre befejezni. Ha pedig határidős feladatból nem egy, hanem több is nyomaszt minket, s ez nem egyedi eset, hanem rendszeresen előfordul velünk, akkor bizony számolnunk kell a lehetséges következményekkel: munkánk rossz megítélése, megrovás, jutalom megvonása, extrém esetben akár a munkaviszonyunk megszüntetése alkalmatlanság címszó alatt, s persze a folyamatosan jelen lévő stressz káros hatásáról se feledkezzünk meg.

Mitől függ tehát, hogy ügyesen lavírozunk a feladatok között, vagy, hogy átcsapnak a fejünk felett a hullámok?

Sok múlik azon is, milyen cégnél, milyen munkakörben dolgozunk, hiszen vannak olyan szakmák, ahol folyamatosan határidőre kell dolgozni. Ezt egy könyvelő, bérszámfejtő nagyon jól ismeri. Ám vannak olyan technikák, módszerek, amik szinte minden esetben bevethetőek, az egyik ilyen az előre tervezés, a listák írása. Sok ember azon csúszik el a mindennapi időmenedzsment során, hogy nem tervezi meg a napját, nem azokra a feladatokra koncentrál, amik előreviszik, így kifolyik a kezéből az idő, s a nap végére alig intézett el valamit – ellenben sok más haszontalan dologgal töltötte az idejét. Ha a napi, heti feladatainkat rendszeresen összeírjuk, s módszeresen haladunk a listánkon, kipipálva, amivel végeztünk, s nem hagyva eltéríteni magunkat, hatékonyabbak leszünk a mindennapokban! Fel kell tudni ismerni azt, hogy ha elfoglaltnak tűnünk, nem biztos, hogy hatékonyságot is eredményez. Sokan „látszatfeladatokkal” foglalkoznak, úgy néznek ki, mintha nagyon dolgoznának, de közben nem azzal töltik az idejüket, amivel kéne, így nem jutnak egyről a kettőre, s a végén a határidő közeledtével garantált a fejvesztett kapkodás.

Alapos önismerettel kideríthetjük – ehhez kérjük akár ismerőseink, kollégáink segítségét – hogy milyen típusú dolgozók vagyunk mi, halogatók vagy hajrázók? A halogatók a legutolsó pillanatig kitolják a feladattal való foglalkozást, mintha sosem jönne el az a bizonyos határidő, s így nem csoda, hogy a végén időnyomás alatt próbálnak teljesíteni - sokszor sikertelenül. Tegyük fel magunknak a kérdést, hogy miért is halogatjuk azt a bizonyos feladatot, amiről tudjuk, hogy el kéne végezni! Mi van e mögött? Az érdeklődésünk hiánya? Félünk a feladat nagyságától? A kudarctól?

Ha megválaszoljuk magunknak, miért halogatjuk, talán könnyebben belevágunk! Jó módszer erre a „béka lenyelése”: ez egy egyszerű technika, amit akkor alkalmazunk, ha valamit – amit eddig csak állandóan halogattunk – megragadunk, s legyűrjük, azaz a napunk, vagy hetünk ama szakaszában, amikor még frissek és energikusak vagyunk, önmagunkat kényszerítve nekiállunk, s mindenáron megcsináljuk! Ha ezen túl vagyunk, jóleső érzéssel foglalkozhatunk a többi feladattal, ahelyett, hogy ezt tologatnánk egész nap magunk előtt. Ha a feladat nagysága, ijesztő kihívás a gond, a teljes feladat lépésekre bontása is szokott segíteni, ezáltal a számunkra túlságosan hatalmasnak tűnő dolgot apró, belátható, kezelhető elemekre bontjuk, s „falatonként megesszük”.

Ám ha a szerencsés hajrázók csoportjába tartozunk, akkor a határidő közeledtével hatalmas energiákat tudunk mozgósítani, s hihetetlen sebességgel hozzuk be a lemaradásunkat, s teljesítjük a feladatot a határidőre, akár a team többi tagját is motiválva, inspirálva erre. Ez a típus ritkábban szenved a határidőktől, inkább „kivirágzik” a nyomás alatt.

Kiváló eszköz a feladatok tengerében az „Eisenhower mátrix” is, ami segít, hogy a feladatainkat priorizáljuk, s ezáltal jobban tudjuk, mivel is foglalkozzunk. Az össze listánkon lévő feladatot áttekintve, minden feladatot megvizsgálunk sürgősség és fontosság szemszögéből. Így négy kategóriába oszthatjuk be a feladatokat, s ennek megfelelően kezeljük utána őket. A sürgős és fontos az, amit most kell megcsinálni, ezek nem tűrnek halasztást, s ha nem készülnek el, abból nagy baj lesz. Ezek jönnek a prioritási lista élére. Utána vannak a sürgős, de nem fontos feladatok. Itt azt nézzük meg, hogy esetleg át tudjuk-e adni valaki másnak ezeket, ha nem, akkor igyekezzünk gyorsan letudni ezeket. Sokszor az ide tartozó feladatok másoktól jönnek, vizsgáljuk meg, hogy nem vagyunk-e túl engedékenyek, ha valaki ránk akar bízni valamit. A harmadik kategóriánk a fontos, de nem sürgős. Ezeket nem kell most azonnal elvégezni, bármennyire is azt érezzük – a fontosságuk miatt – hogy azonnal neki kell esnünk. Ehelyett tervezzük be őket egy adott határidővel valamikor a közeljövőben. Végül pedig vannak a se nem fontos, se nem sürgős feladatok, nézzük át, lehet, hogy valamit azonnal ki is szórhatunk, vagy átadhatunk másnak.

Ha nagyon rövid időnk van a végső határidőig, használjuk a pomodoro módszert, ami egy olasz úriember, Francesco Cirillo nevéhez fűződik, s a paradicsomot formázó konyhai időmérő eszközről kapta a nevét. E módszer szerint, ha valamit szeretnénk megcsinálni, 25 percen keresztül teljes figyelmünket csak ennek az egy dolognak szentelve dolgozunk rajta, mindenféle zavaró tényező nélkül. Azaz nincs telefonálás, nincs e-mailek nézegetése, vagy az irodánkba betoppanó és kérdezgető kolléga, hanem koncentráltan, tudatosan, csak ezzel foglalkozunk. 25 perc eltelte után csörög az óránk, s kapunk 5 perc pihenőt, amikor kiszellőztetjük a fejünket, megiszunk egy kávét, vagy valami más, lazító tevékenységet végzünk. A szünet után újabb 25 perces koncentrált munka következik, s ezt a ritmust addig folytatjuk, míg kész nem vagyunk a feladattal. A dolog tudományos lényege abban rejlik, hogy 25 percig biztosan képes az emberi agy a koncentrált munkára, s az 5 perces szünet felfrissíti annyira, hogy újra képessé válik a teljes, osztatlan figyelemre újabb 25 perc erejéig.