Szeptember 1-jétől indul a nyugtaadat-szolgáltatás – mire figyeljenek a könyvelők?
Újabb jelentős digitalizációs lépés előtt állnak a vállalkozások és a könyvelők: 2026. szeptember 1-jétől megkezdődik a nyugtaadat-szolgáltatás. Az új kötelezettség különösen azoknál az ügyfeleknél igényel fokozott figyelmet, akik kézi nyugtát vagy számítógéppel előállított nyugtát használnak. A könyvelők számára ezért már az átállás időszakában fontos feladat lehet ügyfeleik tájékoztatása és a megfelelő folyamatok kialakításának támogatása.
A számlaadat-szolgáltatás után újabb területen bővül az adóhatósághoz elektronikusan eljutó bizonylati adatok köre. Szeptember 1-jétől a nyugtákhoz kapcsolódó adatszolgáltatási szabályok is megváltoznak, ami nemcsak az érintett vállalkozások, hanem azok könyvelői számára is új feladatokat hozhat.
A legfontosabb kérdés minden könyvelőirodában várhatóan az lesz: mely ügyfeleket érinti az új kötelezettség, és náluk hogyan biztosítható a szabályoknak megfelelő adatszolgáltatás?
Első lépés: az érintett ügyfelek azonosítása
A könyvelők számára célszerű már az átállás kezdetén áttekinteni az ügyfélállományt.
Különösen azoknál az ügyfeleknél lehet szükség egyeztetésre, akik:
- kézi nyugtatömböt használnak;
- számítógéppel állítanak ki nyugtát;
- jelentős mennyiségű nyugtát bocsátanak ki;
- jelenleg olyan rendszert használnak, amelynek adatkapcsolata nem vagy csak részben automatizált;
- a nyugtaadatokat eddig kizárólag saját belső nyilvántartásukban kezelték.
Az érintett ügyfelek azonosítása azért lehet különösen fontos, mert a megfelelő technikai megoldás vállalkozásonként eltérő lehet.
Új ellenőrzési szempont jelenhet meg a könyvelésben
A nyugtaadat-szolgáltatás nem feltétlenül válik a könyvelő napi operatív feladatává, ugyanakkor a könyvelők szerepe az ellenőrzésben és az ügyfelek támogatásában jelentősen felértékelődhet.
Érdemes lehet kialakítani egy olyan belső ellenőrzési folyamatot, amelynek során a könyvelő rendszeresen egyezteti, hogy az ügyfél által kibocsátott nyugták és a nyilvántartásokban szereplő adatok összhangban vannak-e.
Ez különösen azoknál az ügyfeleknél lehet fontos, ahol a nyugtaadat-szolgáltatás nem automatikusan, hanem részben vagy teljes egészében manuális módon történik.
A könyvelő számára tehát új ellenőrzési kérdés lehet, hogy:
- az ügyfél teljesítette-e az előírt adatszolgáltatást;
- az adatszolgáltatás határidőben történt-e;
- az összesített adatok megfelelnek-e a ténylegesen kibocsátott nyugtáknak;
- a módosított vagy érvénytelenített nyugták kezelése is megfelelően történt-e.
Nem minden ügyfél számára ugyanaz lesz a jó megoldás
A nyugtaadat-szolgáltatás teljesítésére többféle technikai lehetőség állhat rendelkezésre. Ezért a könyvelőknek érdemes lehet az ügyfelek forgalmát és jelenlegi bizonylatolási gyakorlatát is figyelembe venniük.
Egy kevés nyugtát kibocsátó kisvállalkozás számára megfelelő lehet a kézi adatrögzítésre épülő megoldás, míg egy nagyobb ügyfélforgalmat lebonyolító vállalkozásnál ez már jelentős adminisztrációs terhet és hibalehetőséget jelenthet.
Nagyobb nyugtaforgalom esetén célszerű lehet olyan rendszert választani, amely képes az adatok automatikus továbbítására.
A könyvelőirodák szempontjából ezért különösen hasznos lehet, ha ügyfelenként már az átállás elején tisztázzák:
Ki szolgáltat adatot, milyen rendszerből, milyen gyakorisággal, és ki ellenőrzi az esetleges hibákat?
A háromnapos határidő miatt fontos lehet a pontos munkamegosztás
Az adatszolgáltatást a nyugta kibocsátását követő három naptári napon belül kell teljesíteni.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha az ügyfél saját maga végzi az adatrögzítést, akkor a könyvelőnek érdemes egyértelműen tisztázni vele, hogy az adatszolgáltatásért továbbra is ő felel.
Ha viszont a könyvelő vagy a könyvelőiroda vállalja az adatküldéshez kapcsolódó feladatokat, akkor célszerű ezt külön megállapodásban is rögzíteni.
A pontos felelősségi körök meghatározása azért különösen fontos, mert a háromnapos határidő mellett egy havi rendszerességű könyvelési munkafolyamat önmagában nem feltétlenül alkalmas az adatszolgáltatás teljesítésének folyamatos ellenőrzésére.
A módosított és érvénytelenített nyugtákra is figyelni kell
Az új rendszerben nemcsak az eredetileg kibocsátott nyugták lehetnek fontosak.
A könyvelési folyamatok kialakításakor arra is figyelni kell, hogy a módosított vagy érvénytelenített bizonylatok kezelése megfelelően történjen, és ezek az események az adatszolgáltatásban is megjelenjenek.
Ez újabb egyeztetési pontot jelenthet a vállalkozás és a könyvelő között.
Különösen fontos lehet annak meghatározása, hogy az ügyfél milyen módon dokumentálja ezeket a változásokat, és a könyvelő milyen információt kap a módosított vagy érvénytelenített nyugtákról.
Az átállási időszak jó lehetőség a folyamatok tesztelésére
A szeptember 1-jei indulást követő átmeneti időszak lehetőséget adhat arra, hogy a vállalkozások és könyvelőik a gyakorlatban is kialakítsák a megfelelő munkafolyamatokat.
A könyvelőirodák számára érdemes lehet ezt az időszakot nem egyszerűen „türelmi időként”, hanem tesztidőszakként kezelni.
Most derülhet ki például, hogy:
- az ügyfél által használt rendszer megfelelően működik-e;
- az adatküldés valóban teljesül-e;
- szükség van-e új belső munkafolyamatra;
- kihez futnak be az esetleges hibaüzenetek;
- szükség van-e az ügyfél és a könyvelő közötti rendszeresebb adategyeztetésre.
Érdemes már most felvenni a kapcsolatot az érintett ügyfelekkel
A könyvelők számára az egyik legfontosabb feladat az ügyfelek időben történő tájékoztatása lehet.
Sok vállalkozó ugyanis csak akkor szembesül az új kötelezettséggel, amikor már annak teljesítése aktuálissá válik. A könyvelőirodák azonban jelentős segítséget nyújthatnak abban, hogy az ügyfelek előre felkészüljenek.
Érdemes lehet egy rövid ügyféltájékoztatót készíteni, amelyben a könyvelőiroda felhívja a figyelmet arra, hogy:
- mely vállalkozásokat érintheti az új szabályozás;
- milyen nyugtaadási gyakorlatot alkalmaznak jelenleg;
- milyen megoldással kívánják teljesíteni az adatszolgáltatást;
- szükség van-e a jelenlegi rendszer módosítására;
- milyen feladatok maradnak az ügyfélnél, és melyek kerülnek a könyvelőhöz.
A nyugtaadat-szolgáltatás a könyvelői munkát is átalakíthatja
Hosszabb távon a nyugtaadatok elektronikus elérhetősége új lehetőségeket is teremthet a könyvelési és ellenőrzési folyamatokban.
A digitalizált bizonylati adatok megfelelő felhasználása egyszerűsítheti az egyeztetéseket, ugyanakkor új ellenőrzési és adatkezelési feladatokat is jelenthet.
A könyvelőirodáknak ezért érdemes már most átgondolniuk, hogyan építik be az új adatokat a meglévő munkafolyamatokba.
A könyvelők számára a következő hónapok egyik fontos feladata lehet, hogy segítsenek ügyfeleiknek felkészülni az új rendszerre – még azelőtt, hogy az első hibák vagy elmaradt adatszolgáltatások miatt kellene megoldást keresni.
Az időben kialakított belső folyamatok, az ügyfelekkel történő előzetes egyeztetés és a megfelelő technikai megoldás kiválasztása sok későbbi adminisztrációs problémát megelőzhet.
Hogyan lehet teljesíteni az új kötelezettséget?
A NAV több lehetőséget is biztosít a vállalkozások számára.
1. Kézi rögzítés a KOBAK-portálon
Azok a vállalkozások, amelyek kevés nyugtát állítanak ki, a NAV erre kialakított webes felületén, a KOBAK-portálon kézzel is rögzíthetik az adatokat.
Ez elsősorban azok számára lehet praktikus megoldás, akik továbbra is hagyományos, papíralapú nyugtatömböt szeretnének használni.
2. Gépi adatszolgáltatás
A nagyobb forgalmú vállalkozások számára lehetőség van arra is, hogy saját rendszerükből, gépi kapcsolaton keresztül küldjék be az adatokat.
Ez különösen azoknak lehet előnyös, akik jelentősebb mennyiségű nyugtát állítanak ki, például internetes értékesítés vagy nagyobb ügyfélforgalom során.
3. e-pénztárgép használata
A NAV szerint az egyik legegyszerűbb megoldás az e-pénztárgép használata. Az e-pénztárgéppel kiállított nyugták esetében az adatok továbbítása automatikusan történhet, így nincs szükség külön utólagos adatszolgáltatásra.
A NAV saját fejlesztésű, ingyenesen használható ePénztárgép alkalmazást is biztosít, amely okostelefonon vagy más megfelelő eszközön használható.
Négy hónapos átállási időszak
A NAV a bevezetést követően átmeneti időszakkal is segíti a vállalkozásokat.
A szeptember 1. és december 31. közötti időszak elsősorban az átállásról, a felkészülésről és a gyakorlati segítségnyújtásról szól. A NAV tájékoztatása szerint ebben a négy hónapban még nem bírságolják azokat, akik az új nyugtaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítésével kapcsolatban hibáznak vagy még nem álltak át megfelelően az új rendszerre.
Bírság kiszabására a NAV tájékoztatása alapján 2027. január 1-jétől kerülhet sor, ha a kötelezettség teljesítése hibás vagy elmarad.
Érdemes időben felkészülni
Bár az átállási időszak némi mozgásteret biztosít, a vállalkozóknak érdemes már szeptember eleje előtt átgondolniuk, hogyan kívánják teljesíteni az új kötelezettséget.
A legfontosabb kérdés az lehet, hogy a vállalkozás számára melyik megoldás a legkényelmesebb:
- marad a hagyományos nyugtatömb, és utólag rögzíti az adatokat;
- számítógépes rendszerből, automatikusan küldi be az adatokat;
- vagy áttér egy e-pénztárgépes megoldásra.
A megfelelő rendszer kiválasztása elsősorban a vállalkozás méretétől, a kiállított nyugták számától és a jelenlegi adminisztrációs gyakorlattól függ.