A Hebrencs Kft számlákkal kapcsolatos ügyeit Margitka, a pénzügyes kolléganő intézi. Egy szépnek egyáltalán nem mondható napon, Margitkát úton a munkahelyére, elüti egy figyelmetlen autós, és törött lábbal kórházba kerül.   A Kft-nél – legalábbis, ami a számlázást illeti – megáll az élet. Senki, de senki nem tudja, hogyan kell kitölteni egy számlát! Miért is tudnák, az mindig Margitka dolga volt! Legalább lenne egy füzete, amiben leírja a legfontosabbakat erről!- dohogtak a többiek. Mit volt mit tenni, az ügyvezető bekocogott Margitkához a kórházba egy szép nagydoboz bonbonnal – és egy jegyzetfüzettel.

Önök szerint mit diktált Margitka bánatos főnökének? Igen: egy számlázási szabályzatot.

Ezt most – természetesen az ügyvezető engedélyével – közkinccsé tesszük.

A Hebrencs kft számlázási és számlakezelési szabályzata

I. Jogszabályi háttér

A számlázási és számlakezelési feladatok alapvető jogszabályi hátteréül a Számviteli törvény (2000. évi C. törvény), továbbá az Áfa-törvény (2007. évi CXXVII. törvény, a módosításokkal együtt egységes szerkezetben) szolgál.

A Hebrencs Kft számlázási rendszere minden tekintetben a fenti törvényekben leírtakhoz igazodik és megfelel a jogszabályi feltételeknek.

1.    Számlázási feladatok

A Hebrencs Kft a létrejött szerződések (szóbeli vagy írásbeli) teljesítése alapján a megrendelő vagy vásárló felé számlát bocsát ki. A kibocsátott számlák alaki és formai követelményei megfelelnek az I. pontban hivatkozott jogszabályi feltételeknek.

A számlázás vállalkozásunknál elektronikus számlázó programmal történik. A számla készítés helye a Hebrencs Kft székhelye (1111 Budapest, Kukutyin köz 7.) Amennyiben a számázási rendszer bármilyen okból működésképtelen, úgy a számlákat a kereskedelemben beszerezhető Számlatömbök, illetve Készpénzfizetési Számlatömbök felhasználásával állítjuk ki.

2.    Elektronikus számlakiállítással kapcsolatos követelmények

Az elektronikusan kiállított számlák a Hebrencs Kft székhelyén, a vállalkozás pénzügyi ügyintézőjének számítógépén készülnek, naptári évenként elkülönített állományok alapján. A számlázás megfelel a törvényi előírásoknak, zárt rendszert alkot, a külső, illetéktelen személyek hozzáférése a rendszerhez nem lehetséges.

A számlák sorszámai évenként 1-től indulnak és a törvényben előírt folyamatos sorszámozás szerint kerülnek kibocsátásra a tartalmi és formai követelményeknek megfelelően. A számlák az adatbázisban meghatározott és tárolt adattartalommal készülnek, melyből az első példányt a vevőnek adjuk át, a másodpéldány a vállalkozás tulajdonában marad.

Számlák javítása, törlése nem lehetséges. Hibás számlakibocsátás esetén az Áfa- törvény szerinti érvénytelenítő vagy helyesbítő számlát állítunk ki. Ezekben az esetekben a számlán fel kell tüntetni a korábban kibocsátott számlák számlaszámát az azonosíthatóság érdekében.

A számlázással kapcsolatos adatkezelés és biztonság érdekében az adatállományok napi mentése kötelező.

3.    Fizetési módok és teljesítési határidők

A számlák a jelenlegi rendszerben három fizetési módon teljesíthetők

• készpénzzel a számla kiállítását követően azonnal
• csekken, a Hebrencs Kft nevére kiállított sárga postai csekken, ebben az esetben a csekket a számla mellékleteként kell postázni a vevőnek, megrendelőnek.
• átutalással, az előzetesen történő szóbeli vagy írásbeli szerződés alapján. A fizetési határidő ebben az esetben általában 10 nap, vagy a közös megegyezés szerinti határidő.

A számlákat a vállalkozás és a vevő/megrendelő között létrejött tranzakció, vásárlás, szolgáltatás teljesülése alapján állítjuk ki, a számlán feltüntetett teljesítési határidő, a tranzakció tényleges teljesítési határidejét jelenti. Részteljesítés esetén a felek részszámla kibocsátásában egyezhetnek meg.

4.    Számviteli feladatok

A hivatkozott törvényekben előírt követelményeknek megfelelően a számlák másodpéldányait havonta összegyűjtjük, kibocsátási sorszám szerint növekvő rendbe rendezve és átadjuk azokat a könyvelés számára.

Biztosítani és ellenőrizni kell a számlázási program és a könyvelési adatok azonosságát, különös tekintettel az általános forgalmi adó azonosságát.

Biztosítani kell a számlák pénzügyi teljesítésének nyomon követését, a kiegyenlítetlen számlák nyilvántartását.

Minden esetben biztosítani kell a kibocsátott számlák visszakereshetőségét és a vevővel/megrendelővel történő párosítás lehetőségét.

A rendezett lefűzött számlák másolatait a Hebrencs Kft székhelyén kell  tárolni és a mindenkori hatályos törvényben előírt időpontig meg kell őrizni.

5.    Adatkezelési feladatok

A fentieknek megfelelően a Hebrencs Kft tudomására jutott adatokat üzleti titokként kezeli és harmadik személy részére az adatokhoz hozzáférést nem biztosít.

Adatkezelő neve és címe:

Hebrencs Kereskedelmi- és Szolgáltató Kft

1111 Budapest, Kukutyin köz 7.

A Hebrencs Kft belső adatvédelmi felelőse: Kusza Botond ügyvezető

6.    Hatálybalépés, felelősség

Jelen szabályzat 2015. január 1-től hatályos.

A szabályzat betartásáért felelős személy: Kusza Botond ügyvezető

Természetesen Margitkának fentieken túl még tudnia kell ezt-azt számvitelből és az áfáról a „sikeres” számlázáshoz. Legközelebb ezekről lesz szó. 

Sinka Júlia