Közeledik az év vége a számvitelben is

Igaz, még „csak” október van, de azért sok olyan év végi könyvelői feladat van, amelyeket előre lehet hozni, elő lehet készíteni, megkönnyítve ezzel a továbbiakat.


Még a kisebb cégeknél is sokféle analitikát vezet a könyvelő, és ezeket rendszeresen egyeztetnie is kell a főkönyv adataival. Sőt, az adótörvényekkel sem árt – de erről még lesz szó.

E keretek között nem sorolhatom fel valamennyi, a vállalkozások gyakorlatában elképzelhető nyilvántartást, de a jellemzőekre – és az ezekkel kapcsolatos feladatokra – kitérek.

Tárgyi eszköz analitika

Mielőtt ennek számviteli kérdéseire rátérnék, egy kicsit foglalkoznunk kell a társasági adózással is, jelesül a fejlesztési tartalék képzésével.
Egyrészt azért, mert ha a vállalkozás a 2014. évi beszámoló készítésekor képzett e jogcímen tartalékot, az annak felhasználására rendelkezésre álló idő 2018. december 31-vel lejár.
Ha a tulajdonosok elfeledkeztek erről, fontos felhívni a figyelmüket arra, hogy már csak egy szűk negyedév áll rendelkezésükre a pénz felhasználására, a tervezett beruházásra.

„Tűzoltásként” megvizsgálhatóak a cég tárgyévi eszközbeszerzései, a társasági adótörvény vonatkozó rendelkezései szerint ezekkel kapcsolatban is feloldható-e a fejlesztési tartalék.

Másrészt, ha valamilyen beruházást tervez még ebben az évben a társaság, akkor megfontolandó, halasztható-e annak megkezdése 2019. évre: ez esetben fejlesztési tartalékot is képezhet a társaság a 2018. évi eredménye terhére (persze a további törvényi feltételek mellett). Természetesen itt annak is fontos szerepe van, hogy ezzel az adózási stratégiával – a bekerülési érték számottevő részét, adott esetben egészét egy előrehozott értékcsökkenési leírással „letudni” a 2018. évi adóalappal szemben -, járnak jobban, vagy a „sima” amortizáció elszámolása jelenti a tulajdonosok számára kedvezőbb megoldást.
Ezt nagyban befolyásolja a tulajdonosok által követett üzleti modell, a vállalkozásukkal kapcsolatos jövőbeni terveik.

Számviteli szempontból, a tárgyi eszközök nyilvántartását az alábbi szempontok szerint is tekintsük át:
- aktiváltuk-e valamennyi tárgyi eszközt, amelynek használatba vétele megtörtént?
- a beruházások, aktiválások során az üzembe helyezési jegyzőkönyv és az analitika szerinti hasznos élettartam, az értékcsökkenés adatai megegyeznek?
- ha fejlesztési tartalékból (is) valósította meg a cég a beruházást, ennek az értékcsökkenés elszámolását is befolyásoló információit bevezették a nyilvántartásba?
- megfelelő-e az eszköz főkönyvi számla szerinti besorolása?
- tárgyi eszköz értékesítése, selejtezése esetén a könyvekből, illetve az analitikából a szükséges kivezetésük megtörtént-e, és pontos értékekben?
- a beruházásokra adott előlegek összege – különös figyelemmel a nyitó tételre – pontos?

Fontos annak ellenőrzése is, hogy a társaság költségei között nincs-e olyan tétel, amelyet beruházásra, felújításra kellett volna könyvelni? Különösen a karbantartási költségek „veszélyeztetettek” e körben.

Készletnyilvántartás

Amennyiben a társaság mennyiségben és értékben vezeti a készletnyilvántartást, akkor vizsgálni kell, hogy a nyilvántartás egyezik-e a főkönyvvel (figyelembe véve az előlegeket, az úton lévő készletet és a még nem számlázott, bevételezett tételeket is).

Vevők és szállítók, pénzeszközök

A követelések és a kötelezettségek nyilvántartásai között kiemelt szerepe van a vevői és szállítói analitikáknak.
Ezeket ajánlatos havonta is egyeztetni a főkönyvvel, és – különösen a határidőn túli tételekről – a tulajdonosokat, a vezetőséget tájékoztatni.
A pénzeszközök körében a bankszámla egyenlegét a bankkivonattal vetjük össze, és fontos, hogy a vezetőség a pénztár egyenlegéről is tájékoztatást kapjon. A kiugróan magas készpénzállomány okát és tényleges meglétét tisztázni kell (a pénztár készpénzállományáról adatot kell szolgáltatni a társasági adóbevallásban is): tudni kell, hogy ez szempont az adóhatósági ellenőrzésekre való kiválasztáskor is.

Az átvezetési számla egyenlege is gyanús. Ez a számla– a bank és a pénztár, illetve a bankszámlák egymás közötti forgalmában - az éppen úton lévő pénzeszközöket mutatja. Miután a banki kivonatok gyorsan megérkeznek a céghez – illetve a vállalkozás interneten is hozzáférhet e dokumentumaihoz – a néhány napnál régebbi, nyitott tételt mindig ellenőrizni kell, mert általában valamilyen könyvelési hibát takar.

Munkabérek, juttatások

Egyezik-e az január-szeptember havi bérek nyilvántartása a főkönyvvel és a beadott bevallásokkal? (A számfejtett – könyvelt - és a bevallásban közölt adatok akkor is mutathatnak eltérést, ha a bevallást a bérszámfejtő szoftver készíti: bizonyos paraméterezési hibáknak lehet ilyen következményük.)

A béren kívüli és az egyes meghatározott juttatások közterheinek megállapítása és bevallásuk rendben megtörtént (figyelemmel az értékhatáros tételekre is)?

Tagi kölcsön

Ha van tagi kölcsön, akkor - tisztelet a kivételnek – azt is meg kell vizsgálni, hogy kapcsolódik-e hozzá egyáltalán nyilvántartás. (Kapcsolódjon!)
Van-e szerződés, és az (kamatok, visszafizetés) összhangban van-e a főkönyvvel és a nyilvántartással?

Nagyon fontos, hogy a tagi kölcsön esetén a magánszemély tag részére fizetett kamat kapcsán a társaságnak adóelőleg-levonási kötelezettsége is felmerül. Ugyanis az Szja tv. fogalmai szerint (65.§. (1) bekezdése) az e jogcímen kifizetett kamat nem tartozik az adótörvény szerinti – és a külön adózó jövedelmek közé sorolt – kamatok sorába. Ezért a személyi jövedelemadót a magánszemély tag és a vállalkozás között fennálló jogviszony alapján kell megállapítani.

Továbbá ennek megfelelően kell a kifizetőt, illetőleg a magánszemélyt terhelő adókötelezettségeket (a jövedelem, az adó, az adóelőleg megállapítását, megfizetését, bevallását, az adatszolgáltatást) teljesíteni.
A fentiek alapján, ha a kölcsönt nyújtó tag a vállalkozás vezető tisztségviselője vagy munkavállalója, illetve a vállalkozás tevékenységében személyesen közreműködik, abban az esetben a tagi kölcsön után a számára megfizetett kamat a magánszemély tag nem önálló tevékenységből származó jövedelmének minősül és a vállalkozás ennek megfelelően köteles az adó- és járulékkötelezettségek megállapítására.

Amennyiben a kölcsönt nyújtó tag nem minősül a vállalkozás vezető tisztségviselőjének, személyesen közreműködő tagjának vagy munkavállalójának, abban az esetben a tagi kölcsön után megfizetett kamat a magánszemély egyéb jövedelmének minősül, amely után a magánszemély társadalombiztosítási járulékokat nem fizet, továbbá az összevont adóalapba tartozó egyéb jövedelmek után a vállalkozás nem szociális hozzájárulási adót, hanem 19,5 százalékos mértékű egészségügyi hozzájárulást köteles fizetni.

Amennyiben lenne a könyvelésben tagi hitel, amely csak „technikai tétel”- vagy a hiányos papírmunka miatt annak tűnik -, azt rendezzük, tegyük rendbe a kapcsolódó dokumentumokat!

A társasági adó hatálya alá tartozó adóalanyok esetében a tagi kölcsön helyzetét azért is fontos tisztázni, lehetőségek szerint rendezni, mert a jövedelem-(nyereség-) minimum meghatározásakor is fontos szerepe van.
Ugyanis - a Tao. tv. 6.§. (9) bekezdése c) pontja szerint - az összes bevételt növelő egyik tétel a magánszemély taggal szemben fennálló kötelezettség napi átlagos állományának az adóévet megelőző adóév utolsó napján a magánszemély taggal szemben fennálló kötelezettséget meghaladó összegének az ötven százaléka.
Bár a nyereségminimum utáni társasági adó megfizetése nem kötelező, de ha a cég a bevallásában arról tesz nyilatkozatot, hogy nem választja adóalapként a nyereségminimumot, abban az esetben az adóhatóság kockázatelemző számítógépes program segítségével dönt az ellenőrzésre történő kiválasztásról. Amennyiben alapos okkal feltehető, hogy a vállalkozási tevékenység kimutatott eredménye a bevételek eltitkolásának vagy szabálytalan költségelszámolásnak a következménye, úgy a vállalkozás biztosan számíthat a revizorok érkezésére. Cseppet sem mellesleg, a társasági adóbevallásban meg kell adni a tagi kölcsönre vonatkozó adatokat is, és ezek is „ellenőrcsalogató” információk.

Egyéb

Amennyiben a társaságnak van adott/kapott kölcsöne vagy hitele, akkor fontos ellenőrizni, hogy a tőke és a kamat előírások megegyeznek-e a törlesztés-, illetve a kamatok fizetéséhez kapcsolódó ütemtervhez, ennek számításai pontosak-e a szerződések alapján.

A cégautó adó nyilvántartása – figyelembe véve a határidőben megfizetett gépjármű adót is- pontosan tartalmazza-e a kötelezettségeket? Az időközben beszerzett, illetve érétkesített személygépkocsik utáni kötelezettséget illetve annak megszűnését átvezették-e a nyilvántartáson?

A devizás tételek főkönyvi egyenlegét az átlagárfolyamokkal ellenőrizzük: ha a bekerüléssel, kivezetéssel kapcsolatos valamelyik tétel hibás, azt ez a módszer jelzi.

A főkönyv szerint könyvelt árbevételt célszerű összevetni a számlázó program adataival.
Az adófolyószámla ellenőrzéséről se feledkezzünk meg (ideértve az önkormányzati adóhatóságok felé fennálló kötelezettségeket is)!

Ha külföldi a tulajdonos…

A nyilvántartásokat és azok egyeztetését közvetlenül nem érinti, de okozhat némi fejfájást a könyvelőnek a „külföldi számlatükör” is…

Előfordul, hogy a Magyarországon bejegyzett gazdasági társaságnál a külföldi tulajdonos a saját számlarendje használatát követeli meg (adott esetben párhuzamosan a külföldi könyvelési előírások figyelembevétele az ehhez kapcsolódó beszámoló elkészítése is elvárás).
A tulajdonos szempontjából ez érthető, gazdasági döntéseit könnyebben tudja meghozni, ha a számviteli információkat a saját országa számvitelére lefordítva értelmezheti. Ez akkor is így van, ha egy hazánkban bejegyzett cégnek a nálunk érvényes jogi, gazdasági környezetben kell működnie.

Mit tehet a könyvelő?

Ebből a szempontból is fontos, hogy az Szt. 161. §-ának (1) bekezdése szerint a kettős könyvvitelt vezető vállalkozó a 160. § szerinti egységes számlakeret előírásainak figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés a számviteli törvényben előírt beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja.

A számviteli törvény továbbá előírja a számlarend kötelező tartalmát is, amelyek közül az egyik legfontosabb a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend.

Mindezek egyben azt is jelentik, hogy a külföldi tulajdonban lévő társaságnál is elsődlegesen a magyar számviteli törvény előírásai szerint kell a számlarendet (beleértve, mert beletartozik a számlakeret-tükröt is) elkészíteni.
A magyar előírásoknak megfelelő számlákra kell könyvelni, a bizonylatokon a számviteli törvény szerinti számlarendben szabályozott módon kell a könyvviteli számlák számát vagy azok egyértelmű azonosítására alkalmas egyéb adatot feltüntetni, és ezen elsődlegesen könyvelt adatok alapján kell a mérleget, az eredménykimutatást, a kiegészítő mellékletet elkészíteni.
Annak azonban nincs akadálya, hogy a magyar számviteli törvény előírásai szerint könyvelt adatokat azután - másodlagosan - átrendezzék a külföldi tulajdonos számlarendjének megfelelően is (megfelelő fordítóprogram segítségével).

Az a megoldás is választható, hogy a magyar szabályoknak megfelelő könyveléssel párhuzamosan könyvelnek a külföldi tulajdonos számlarendje szerint is. Ehhez arra van szükség, hogy a bizonylatokon mind a magyar, mind a külföldi számlarend szerint feltüntették a könyvelési tételeket.

Ez azonban olyan többletfeladat, amely túllépi a számviteli törvény követelményei alapján a könyvelőtől elvárhatóakat, és általában az így megállapított díjazás kereteit – erre indokolt az érintett tulajdonos figyelmét felhívni.