Könyvelő a „szőnyeg szélén” – szakmai felelősség a beszámolóért

Az, hogy a könyvelő – mint bármely más szakma képviselője – felelős az általa végzett munkáért, az nem kérdés. Az már sokkal inkább vitára adhat okot, hogy mire és meddig terjed ki ez a felelősség.

A probléma a mérlegidőszakban igazán aktuális, így gondolkodjunk el a kérdésen néhány, a gyakorlatban is megtörtént eseten keresztül!

A „Nagy Csapat” Kommunikációs Tanácsadó Kft 2024 februárjában új főkönyvelőt „kapott”, aki a cég gazdasági vezetőjének irányítása alatt dolgozik. A vállalkozás mérlegbeszámolójának aláírása is a gazdasági vezető jogköre. A könyvelő és a főkönyvelő valójában szakmai döntéseket sem hozhatott – önállóan legalábbis nem –, a végső szót minden esetben a gazdasági vezető mondta ki. A könyvelő és a főkönyvelő szerepe lényegében csak e döntések végrehajtására korlátozódott.

Év végével a gazdasági vezető más városba költözött, ott talált új munkát, így távozott a „Nagy Csapat” Kft-től. A könyvelő és a főkönyvelő viszont maradtak, és jobb híján, az ügyvezető – egyetértésben a társaság további tulajdonosaival – velük akarja aláíratni a beszámolót, mondván rajtuk kívül senki nem ért a cégnél a számvitelhez, hiszen – ahogy az a társaság nevéből is kiderül – az ő terepük a kommunikáció, de a beszámoló nem olyasfajta feladat, mint mondjuk egy ütős blogbejegyzés egy vállalkozás értékesítési oldalán.

A könyvelő és a főkönyvelő viszont úgy gondolják, nem vállalhatnak felelősséget olyasmiért, amelybe nem volt beleszólásuk, hiszen a szakmai döntéseket a gazdasági vezető hozta egész évben.

Kinek van igaza, ki felel majd a beadott beszámolóban szereplő adatokért?

A válaszhoz a számviteli törvény 20. § (6) bekezdéséből kell kiindulnunk, amely szerint „az éves beszámoló részét képező mérleget, eredménykimutatást és kiegészítő mellékletet a hely és a kelet feltüntetésével a vállalkozó képviseletére jogosult személy köteles aláírni.”

Ez a „jogosult személy” jellemzően a társaság vezetője – azaz például, az igazgatója, vezérigazgatója –, és nem a könyvelő, főkönyvelő, de még a gazdasági vezető sem.

A gazdasági társaság képviseletére jogosult személy aláírásával felelősséget is vállal a beszámolóban szereplő adatok helyességéért. Igaz, az sem félresöpörhető kérdés, hogy a képviseletre jogosult személy miként képes garantálni (és persze kinek a felelősségével) a beszámolóban szereplő adatok valódiságát: nem csupán formailag, de tartalmilag is.

A vázolt eset – és a hasonlóan szakmai felelősséget érintőek – rávilágítanak arra is, milyen fontos, hogy a vállalkozások rendelkezzenek szervezeti és működési szabályzattal (SZMSZ).

E dokumentumban kell meghatározni az egyes munkafolyamatba tartozók munkaköri feladatait és e feladataik ellátásával kapcsolatos felelősségét. Mindezeket a feladatot ellátóval személyesen, írásban, az átvétel dokumentálásával ismertetni kell. Lényeges, hogy ugyanazon munkaköri feladat, részfeladat egyidejűleg nem szerepelhet két személy munkaköri feladat-leírásában.

A számviteli törvény 161. §(4) bekezdése szerint a számlarend összeállításáért, annak folyamatos karbantartásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. Ez azt is jelenti, hogy a számlarendért is a társaság vezetője a felelős. A számlarendhez, a könyveléshez, a beszámoló összeállításához, a számviteli munkához kapcsolódó feladatokat is személyekre le kell bontani, meghatározva, hogy mi a könyvelő, a főkönyvelő, a gazdasági vezető feladata külön-külön, az átfedések elkerülésével. Amennyiben a társaságnál mindezeket nem szabályozták, vagy nem jogszerűen szabályozták, akkor a gazdasági társaság vezetője a beszámolóval kapcsolatos felelősségét nem háríthatja tovább.

Ha a szervezeti és működési szabályzatban a gazdasági vezető a főkönyvelő főnöke, akkor sem utasíthatja őt csak úgy, általában, hanem a belső szabályzatokban, a jogszabályokban foglaltakat követelheti meg tőle. Akkor pedig, ha a gazdasági vezető belső szabályzatokban, jogszabályokban előírtakkal összeegyeztethetetlen vagy ellentétes feladat elvégzésére utasít, e tényre a főkönyvelő, a könyvelő szóban, majd írásban köteles a gazdasági vezető figyelmét felhívni, és ha az mégsem vonja vissza az adott utasítást, akkor a főkönyvelő, a könyvelő köteles az utasítás végrehajtását megtagadni, és erről a cég vezetőjét – jelen esetben az ügyvezetőt – írásban tájékoztatni.

A gazdasági vezető bármilyen okból és bármikor is távozott a cégtől, köteles munkaköri feladatait írásban az utódjául kijelölt személynek átadni. Ha az átvevő a főkönyvelő, a munkaköri feladatok átvételéhez hozzákapcsolódik az is, hogy legalább az éven belül végzett munkaköri feladatok jogszerűségéről győződjön meg. Ennek célszerű módja az évközi beszámoló elkészítése.

Akkor sem rózsásabb a helyzet, ha a vita hátterében az áll, hogy a munkát ténylegesen elvégző könyvvizsgálót, vagy az őt alkalmazó könyvvizsgáló cég vezetőjét terheli-e a felelősség az esetleges szakmai hibákért. Az alábbi esetben is ezzel a problémával szembesült a társaság.

Az „Auditor-team” Kft könyvvizsgálói tevékenységet folytató cég, de tulajdonosainak csak egyike szakmabeli. Igaz, ő rendelkezik a szavazatok 51 százalékával, és a vállalkozás ügyvezetői feladatit is ő látja el. Mivel a társaság – szerencsére – sokkal több megbízást kap, mint amelynek teljesítésére egyetlen szakember képes lehet, megbízási szerződéssel kamarai tag könyvvizsgálókat bíz meg ügyfeleik (a számviteli törvény szerint kötelező) könyvvizsgálatával.

A társaság tulajdonosai aggódnak: a megbízott könyvvizsgáló a kizárólagos szakmai felelős az általa elvégzett munkáért és a jelentésében foglaltakért, vagy felelős a tag könyvvizsgáló is ezen, illetve ügyvezetői minőségében? A szakmai és az általános vezetőség felelőssége milyen mértékű, vagy a jelentést író könyvvizsgálónak kell szakmailag helyt állnia az általa végzett munkáért?

Természetesen nincs jogi akadálya annak, hogy a könyvvizsgáló cég megbízzon megbízási szerződéssel külső, kamarai tag könyvvizsgálót az ügyfeleinek jogszabály szerinti könyvvizsgálatára, amennyiben a könyvvizsgáló cég belső erőforrásai nem elégségesek ehhez.

A kamarai tag könyvvizsgálót (ideértve a könyvvizsgáló társaság nevében eljáró kamarai tag könyvvizsgálót is) és a könyvvizsgáló vállalkozást a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység megfelelő ellátásáért szakmai felelősség terheli.

A kamarai tag könyvvizsgáló és a könyvvizsgáló cég a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység ellátása körében okozott kár megtérítéséért a Polgári Törvénykönyvről szóló törvény kártérítési felelősségre vonatkozó általános szabályai szerinti anyagi felelősséggel tartozik.

Fontos figyelembe venni a számviteli törvény 2024-2025. évi, kapcsolódó változásait is.

Eszerint, a végrehajtásért felelős könyvvizsgálót is meg kell választani a könyvvizsgáló cég auditra történő választásával egyidejűleg. Fontos, hogy semmisnek minősül bármely olyan szerződéses rendelkezés vagy jognyilatkozat, amely vállalkozás legfőbb szervét meghatározott könyvvizsgáló, könyvvizsgáló cég, vagy könyvvizsgáló cégcsoport választására kötelezi, illetve a választását azok bizonyos típusaira vagy csoportjaira korlátozza.

Amennyiben a könyvvizsgálói jelentést a könyvvizsgáló cég nevében a társaság tulajdonosa is aláírja, abban az esetben felelőssé válik, mivel a társaságok könyvvizsgáló céget választanak, és ezt követően választanak (felelős) kamarai tag könyvvizsgálót. A kamarai tag könyvvizsgálónak viszont nem kell tulajdonosnak lennie a könyvvizsgáló cégben.

A könyvvizsgáló társaság nevében jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenységet végző kamarai tag könyvvizsgáló e tevékenységével összefüggő anyagi felelőssége a könyvvizsgáló céggel szemben a kamarai tag könyvvizsgáló és a könyvvizsgáló cég között fennálló jogviszony szerint alakul.