A hatóság (most már) tényleg minden számlát lát ...

Most már biztos: 2018. július 1-től indul a számlák valós (vagy közel valós) idejű bejelentése a NAV felé. Csak adóalanyok felé kiállított és csak százezer forint feletti áfát tartalmazó számlák esetében él a kötelezettség.

Miértek és hogyanok…

Fontos, hogy a valós idejű számla-adatszolgáltatási kötelezettség minden belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra vonatkozik. Ebből következően, e kötelezettségnek nem „csak” a belföldön bejegyzett, fizikai értelemben is ténylegesen itt működő vállalkozásoknak kell eleget tenniük, hanem azoknak a külföldi cégeknek is, amelyek magyar adószámmal rendelkeznek (adóregisztráltak), ezen adószámukon kibocsátott számláikat érintően.

Az adatszolgáltatási kötelezettség csak a belföldi áfa-alanyoknak teljesített termékértékesítésekre, szolgáltatásokra vonatkozik.

Ebből következően, ha a külföldi vállalkozás ún. távolsági értékesítést folytat (webshopot működtet), és magyarországi vásárlói kizárólag nem adóalany magánszemélyek, a szóban forgó adatszolgáltatási kötelezettség akkor sem vonatkozik rá, ha az áthárított adó összege meghaladja a 100 ezer forintot.

Ugyanakkor ez az adatszolgáltatási kötelezettség vonatkozik azokra a belföldi adóalanyokra is, amelyek éltek az Áfa tv. kínálta lehetőséggel (161-162.§.) és megbízásuk alapján más személy (a „vevő” vagy harmadik személy) állítja ki a számlát, de az említett megbízott külföldi. Az adótörvény ugyanis nem zárja ki, hogy e megbízott külföldi – mondjuk egy más tagállamban letelepedett szolgáltató-központ – legyen.  Ebben az esetben, bár a tényleges számlakibocsátás külföldön történik, de belföldi adóalanyok számára, az adatszolgáltatási kötelezettséget akkor is teljesítenie kell a vállalkozásnak.

Műszaki okokra hivatkozva sem találhat kibúvót ez alól a cég, ugyanis az adatszolgáltatás technikája lehetővé teszi, hogy az adatokat külföldről is továbbíthassa a számlakibocsátó a NAV-hoz.

Fentieket összegezve, az adatszolgáltatási kötelezettség:

•csak a ténylegesen kibocsátott számlákra vonatkozik, 

•csak a belföldi adóköteles ügyleteket, és  

•csak a belföldön nyilvántartásba vett adóalanyoknak kibocsátott számlákat kell jelenteni. Ezen belül:

•csak az egyenes adózás alá eső ügyleteket, és 

•csak azon számlákat kell jelenteni, ahol az áthárított áfa összege eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot. 

Amennyiben a számlán több tétel szerepel (és/vagy több adómérték), akkor az összes tételt jelenteni kell, ideértve az adómenteseket is.

Ha jobban belegondolunk, egyszerűbb minden számlát bejelenteni az adóhatósághoz, mintsem a fenti feltételek szerint – ügylet típusa, az adó összege – válogatni, csoportosítani azokat.

Kérdés, hogy a kényszer hozta „túlbuzgókat” miként ítéli meg az adóhatóság.

Nos, szerencsére a hatóság az ilyen esetekben nem szab ki büntetést – mondjuk adatszolgáltatási kötelezettség túlteljesítése és az ellenőrzési erőforrások indokolatlan leterhelése címén-, és befogadja az önkéntesen megadott adatokat is, mivel a jogalkotó lehetőséget ad arra, hogy az adóalany döntése szerint, valamennyi belföldi adóalany számára kiállított számlájáról adatot szolgáltat, függetlenül attól, hogy az tartalmaz-e áthárított adót, és ha igen, az eléri-e a 100 ezer forintot. Ez a 27 százalékos mértékű áfa figyelembevételével nettó 370 ezer forint vagy annál magasabb összegű ellenértéket jelent.

Az azonban még kérdéses, hogy ez az önkéntes adatközlés vonatkozhat-e majd a nem adóalanyok számára kibocsátott számlákra is.

A költség kontra haszon elvéből kiindulva, a vállalkozások jellemzően jobban járnak, ha nem pazarolnak időt a számláknak az áfa összege szerinti válogatására.

Ha a vállalkozás rendszeresen állít ki nettó 370 ezer forint értéknél magasabb és kisebb összegű számlákat is üzleti partnereinek, célszerű az összesre vonatkozóan teljesítenie az online adatszolgáltatást.

Ezzel elkerülhető, hogy véletlenül kimaradjon olyan számla, amit muszáj lenne bejelenteni, és a feladathoz szükséges informatikai megoldás is egyszerűbb (és így olcsóbb) lesz.

Továbbá, nem kell ahhoz jóstehetség, kristálygömb és Tarot kártya, hogy bátran feltételezzük, az adatszolgáltatási kötelezettséget belátható időn belül a 100 ezer forint alatti áfatartalmú számlákra is kiterjesztik majd.

És a számlatömbök?

A kézi számlázást nem tiltotta be a jogalkotó  - nem is lenne ez ésszerű döntés, hiszen nem mindig adottak a számlák számítógéppel történő kiállításának feltételei. Gondoljunk csak a különböző vásárok, egyéb hasonló események „kitelepülő” kereskedőire, a meghibásodó számítógépre, vagy akár egy áramszünetre a boltban.

Kézi számlázás - nyomtatvány, jellemzően számlatömb alkalmazásával történő – esetén a bizonylat adatait egy erre rendszeresített webes felületen kell majd rögzítenie az adózónak.

Az adatszolgáltatást ebben az esetben legfeljebb 5 naptári napon belül teljesítenie kell. Ettől is rövidebb határidővel kell számolni akkor, ha a számla 500 ezer forint vagy azt meghaladó összegű áthárított adót tartalmaz.

Az 500 ezer forint vagy annál nagyobb összegű áfát tartalmazó számla adatait már 24 órán belül, azaz számlakibocsátás utáni napon rögzíteni kell az említett felületen.

Készüljünk fel időben az adatszolgáltatásra – de hogyan?

A valós idejű számla-adatszolgáltatást meg kell előznie az adózói regisztrációnak.

 Ez az adatszolgáltató végpont és a számlázó-program regisztrálását egyaránt jelenti.  A regisztráció során a képviseleti jogosultság fennállását a NAV vizsgálni fogja.

Nagyon fontos, hogy a számlázó program bekötése után az eredeti számla semmilyen módon nem változtatható meg: az Art. szerinti elévülési idő alatt probléma adódhat abból, ha az eredeti és a NAV-nál levő másolat nem teljesen azonos. (Az eltérést még magyarázni sem igazán lehet.)

Nagyon figyeljünk a számlán feltüntetett adatok pontosságára!

Így például, az adatszolgáltatással bekért adatok között van a számla tárolásának a dátuma is.

Számlát utólag kiállítani és visszadátumozni eddig sem volt szabad, de ez most azonnal ki is derül.

Az adatok NAV-hoz történő beérkezése után, az adóhatóság által folyamatosan végzett rutin ellenőrzések azonnal jelzik, ha a számlák kelte, keletkezési (tárolási) sorrendje és a számlaszámok sorrendje között ellentmondás van.

Az adatállományok visszaállítását (visszatöltését) sem lehet majd minden ütre-bütre elvégezni!

Így korábbi verziót, amelyben esetleg még nincsenek benne az éles adatbázisban kiállított (és a NAV-nál levő) számlák, csak jegyzőkönyv kiállításával, és jellemzően adatbázis hiba esetén (amikor nincs más megoldás) lehet majd visszaállítani.

Az, hogy a számlák kiállításával megbízott személy teljes egészében tisztában legyen a számlák kibocsátásával kapcsolatos szabályokkal, még inkább fontossá válik. A hibás – mondjuk téves adókulcs, hiányzó adatok a bizonylatról - számlákat az adóhatóság gyorsabban kiszűri majd, mint ahogyan a javításukról a vállalkozó dönthetne.

Ezért javaslom egy belső szabályzat elkészítését minden érintett vállalkozás számára, amelyben rögzítik a vállalkozásra vonatkozó – az Áfa tv. idevágó előírásainak figyelembevételével megállapított – rendjét.

Jajj, a bűnösöknek -  az adatszolgáltatással kapcsolatos szankciók

Sokat tapasztalt adótanácsadók is megborzonganak az adatszolgáltatási kötelezettségüket nem, vagy nem megfelelően teljesítőkkel szemben kiszabható büntetések szigorát látván.

Azok, akik az online jelentési kötelezettségnek nem, vagy késve tesznek eleget, akár 500 ezer forintos bírsággal is sújthatóak. Ez még nem volna hátborzongató, önmagában. Csakhogy e tétel számlánként értendő!

Az adóhatóság valós gyakorlata valószínűleg nem lesz ennyire szigorú – kezdetben biztosan nem-, hiszen egy új adatszolgáltatási kötelezettségről van szó, másrészt a bírságolás során az adóhatóság köteles az eset összes körülményeit mérlegelve kiszabni az adóalanyt terhelő szankciókat.