Felkészülés az online pénztárgépek használatára (1. rész)

A kötelezettek kibővült és jelenleg aktuális listájával már foglalkoztunk, az „Online kassza a plasztikai sebésznél és a zumba órán” című írásunkban.

Most a pénztárgép használatával kapcsolatos feladatokhoz, azok megszervezéséhez igyekszünk támpontokat adni.

Ennek során az alábbi kérdésekre keressük meg a válaszokat:

• Hogyan kell felkészülnie a vállalkozónak a pénztárgép használatára?
• Van arra lehetőség, hogy a vállalkozó felmentést kapjon a pénztárgép használata alól?
• Számíthatnak az új kötelezettek is állami támogatásra a gép beszerzéséhez? Ha igen mennyit és milyen feltételekkel kaphatnak?
• A pénztárgépek, taxaméterek műszaki követelményei, üzembe helyezésükkel és működtetésükkel, szervizelésükkel kapcsolatos teendők.
• A bankkártyák és pénzhelyettesítő utalványok elfogadásának szabályai.
• Téves beütések és javításuk szabályos módja - jelenteni kell a NAV-nak? 
• Mit jelentenek mindezek a könyvelésben az egyéni és a társas vállalkozások számára?

Akár egyéni vállalkozóról, akár társaságról beszélünk, alapelv, hogy készpénzzel történő termékértékesítés illetve szolgáltatás nyújtás esetén – ha a vevő, a megrendelő nem kér számlát - nyugta adása kötelező.

Ez akkor is érvényes, ha a vállalkozó nem (még nem) kötelezett online pénztárgép használatára, és akkor is, ha igen.

Mielőtt a fentebb felsorolt kérdéseket jó alaposan kiveséznénk, gondoljuk át, miért jó az a NAV-nak (a kormánynak), hogy kikényszerítse az online gépek használatát, nem kevés pénzt áldozva a beszerzésükhöz adott támogatásra. A célból ugyanis egyenesen következik a vállalkozó számára a tanulság, azaz a szükséges teendők és veszélyes pontok listája.

Lássuk, milyen új ellenőrzési lehetőségeket rejt magában az online pénztárgép a NAV számára!

A beérkező adatokat

• összevethetik a bevallások adataival (vállalkozói feladat: ellenőrizzük bevallásunkat és a pénztárgép adatait, mielőtt előbbit átküldjük az ügyfélkapun),
• összevetik a bejelentett alkalmazotti létszámmal (sok alkalmazott, kevés bevétel - ez több mint gyanús),
• a telephelyek bejelentésére vonatkozó kötelezettség ellenőrzését is megalapozza,
• kiváló adatbázis a vállalkozók adatainak összevetésére és abból - egyesek számára ellenőrzési megállapításokkal záródó - következtetések levonására.

Az ellenőrök a bevételen túl a pénztárgéphez kapcsolódó kötelezettségek teljesítését is vizsgálják, így például a napi nyitás, zárás, forgalmi jelentés szabályszerűségét, a pénztárgépnapló vezetését (a nyomtatvány egyébként szigorú elszámolás alá esik, és ekként nyilvántartásba is kell venni).

Fontos tehát, hogy minden pénzmozgást bizonylattal kell dokumentálni - ideértve a szabályos pénztárjelentést is. Így például a kasszában lévő pénzt címletenként is összegezni kell, és nem szabad elfeledkezni a bolt forgalmába tartozó, de a készpénzkészletet módosító tételekről - a bankkártyás vagy utalványos fizetésekről, a sztornó tételekről, a visszavett áruról - sem az elszámolás során.

A kasszában tárolt pénz kapcsán meg kell jegyeznem, a vendéglők esetében a borravalót elkülönítetten kell kezelni, ha a vendégek azt közvetlenül személyzet tagjainak adták át. Még biztonsági okokból se tárolják ezt az összeget a pénztárban. Ellenkező esetben a nyugtaadási kötelezettség elmulasztását állapíthatják meg a revizorok, a “felesleget” a pénztárgépben nem rögzített bevételként értékelve.

Az eddigi online pénztárgépekhez kapcsolódó ellenőrzések tapasztalatai szerint, az alábbi szabálytalanságokkal szembesültek általában a revizorok:

• online pénztárgép megléte ellenére hagyományos be nem jelentett pénztárgépet használt a vállalkozó,
• az online pénztárgépéhez hasonló, de nem igazi, megtévesztő nyugta kiállítása,
• a pénztárgépet egyáltalán nem használják, vagy csak akkor nem, ha nincs ott a tulajdonos (ez egyébként nem csak a költségvetés „problémája”, lehet, hogy a pénztáros saját zsebre dolgozik, és a vállalkozót is megkárosítja),
• nem minden tételt ütnek be a pénztárgépbe,
• nyugta megszakítása (pl.: az összeget beütik, de nem véglegesítik),
• egyéb, az online pénztárgép hiányával vagy nyilvántartásával kapcsolatos hiányosságok: nem vagy nem időben rendelik meg a gépet, a kapcsolódó bejelentések elmaradnak, napló hiánya stb.

Mielőtt a bevezetőben felsorolt kérdésekre rátérnénk, javaslom, ráhangolódásként, a vállalkozók, a cégtulajdonosok gondolkodjanak el az alábbiakról, illetve arról, náluk miként működnek most ezek a dolgok:

A számviteli törvény előírja a hatálya alá tartozó vállalkozások számára a pénzkezelési szabályzat vezetését. Arról, hogy a pénztárgépek kapcsán mi kerüljön be mindenképpen e szabályzatba, később még lesz szó. Az egyéni vállalkozók viszont nem tartoznak a szóban forgó törvény hatálya alá, így nekik nem kell ilyen szabályzatot készíteniük. Ennek ellenére célszerű egy belső szabályzatot írásba foglalniuk – főleg, ha nem maga a vállalkozó működteti a pénztárgépet, hanem alkalmazott pénztáros.

Csak címszavakban néhány feladat, amit az egyéni vállalkozó pénztárosának el kell végeznie, ha a vevő bankkártyával vagy utalvánnyal fizet:

A hitelkártyát ellenőrizni kell a következő szempontok szerint, hiszen a felelősséget a pénztáros vállalja:

• érvényességi idő (ez dombornyomással van feltüntetve a kártyán),
• a kártya épsége: nem sérült-e,
• hologram,
• aláírás a kártya hátoldalán,
• nem letiltott a kártya? (ellenőrizni kell),
• a leolvasó berendezés bizonylatot készít, melyen szerepelnie kell: a hitelkártya számának, az elfogadóhely nevének, címének, kódszámának, kiállítás dátumának, a fizetendő összegnek,
• a hitelkártya-bizonylatot a kártyatulajdonossal alá kell íratni, ezt össze kell hasonlítani a kártyán szereplő aláírással (a kártya PIN kódot is kérhet, ekkor nem kell aláírás),
• a kártyabizonylat második példányát a nyugtával vagy számlával együtt a vevőnek át kell adni,
• a pénzhelyettesítő okmányokról (utalványokról) külön nyilvántartást kell vezetni,
• a pénztárzáráskor, a pénztárjelentés készítésekor ezek összegével korrigálni (csökkenteni) kell a gép szerinti bevételt,
• a pénztáros csak olyan utalványt fogadhat el, amelyekre érvényes szerződést kötöttek,
• elfogadás előtt ellenőrizni kell az utalvány érvényességét,
• az utalványokon szereplő biztonsági elemek, amelyek meglétét szintén ellenőrizni kell: utalvány típusának megnevezése, a kibocsátó logója, a vásárlásra jogosító összeg számmal és betűvel kiírva, az utalvány sorszáma és érvényességi ideje, a vonalkód és az OCR kód, biztonsági alnyomat, UV nyomat, technikai kód, hologram csík,
• az utalványokból pénzt nem adhat vissza a pénztáros.

Arról, hogy az online pénztárgépekkel, azok üzembe helyezésével, működtetésével – ideértve a sztornó és visszáru bizonylatok kezelésének szabályait is - kapcsolatban milyen teendői vannak a vállalkozóknak, és egyáltalán kik kötelezettek a pénztárgép használatára, a 9/2016. (III.25.) NGM rendelet intézkedik.

Hogy hogyan, arról a folytatásban lesz szó.