Internet könyvelőknek 2. rész – „Szeretem a könyvelőmet!”

Internetes mini-sorozatunk első részében arra adtunk tippeket, hogyan tudunk okosan és hatékonyan böngészni a neten (Internet – Információs bomba vagy információs aranybánya?). Ám az internet nem pusztán információs szupersztráda. Az internet a kapcsolattartás hatékony és egyben személyre szabott szolgáltatást kínáló felülete is lehet. 

Mindenki rohan és sok a dolga. A nap 24 órája sem elég ügyeink elintézésére. Vállalkozók esetében ez azt eredményezi, hogy a könyveléssel kapcsolatos ügyek általában az elvégzendő dolgok listájának végére kerülnek, vagy legalábbis nem az elejére… (A lehetséges okokat és orvoslási lehetőségeket korábbi cikkeinkben tárgyaltuk: ’Miért félünk a könyvelőtől?’, ’Mit árul a könyvelő?’). Ennek hatásaival pedig napi szinten találkozunk: késik az ügyfél a megbeszélt időpontról, nem érkeznek meg a számlák, utalások időre, nem tudjuk elérni az ügyfelet, stb. Mindez nem lenne probléma, ha nem nálunk csapódna le a ’konfliktus’ az elfoglalt ügyfelek menetrendje és a betartandó hivatalos határidők között. Ezért nagy a stressz a szakmában, és sok a frusztráció. Pedig hatékonyan és érdemben csak mosolyogva lehet és érdemes dolgozni. A ma rohanó világában a technológia az, ami segíthet ezt a mosolyt visszacsalni az arcunkra.

TÚL AZ OPERENCIÁN, DE MÉG AZ ON-LINE ÜGYINTÉZÉSEN IS

A legújabb nemzetközi trendek alapján már látható (Wolters Kluwer, 2014-es felmérése) és várható is, hogy lekövetve az elfoglalt ügyfelek igényeit, olyan könyvelői megoldások kerülnek előtérbe, amelyek nem pusztán az anyagok átadását, leadását teszik hatékonyabbá, de egyben az azonnali és személyre szabott ügyfélkiszolgálást is támogatják. Az email-en és on-line formanyomtatványokban történő anyagmegküldés és -leadás valóban jelentős hatékonysági tényező. Ám ma már, rohanó és rendkívüli adatmennyiséget kezelő világunkban ez nem ’elég’. Annyi az új információ, annyi az ezzel kapcsolatos kérdés, és gyakran annyira bonyolult a jelentési folyamat, a formanyomtatvány, stb. hogy az ügyfél ’el van veszve’. És ez nagyon nem jó képlet. Nem elég, hogy elfoglalt, de még tájékozódni is nehezen tud a könyveléssel kapcsolatos útvesztőkben. Tehát mindazok az előnyök, amiket a digitalizáció kínál a probléma kezelésére mind könyvelői, mind ügyfél oldalon jelentős népszerűségre számíthatnak a közeljövőben.

A felhő-alapú megoldások biztonságos adatkezelést és azonnali adatelérést biztosítanak. Gyorsabb és valós-idejű adatrögzítést, adatbázis-frissítést tesz mindez lehetővé, amihez az ügyfelek is hozzáférhetnek. Mindez miért ’szexi’? Azért, mert a könyvelő és ügyfele közötti kapcsolat a tartalmát és formáját tekintve is úgy tud átalakulni, hogy az mindkét fél elégedettségére szolgáljon. Nem kell űzni az ügyfelet, nem kell vadászni az adatot, nem kell külön időpontot egyeztetni az elmaradt személyes találkozó pótlására. Időmenedzsment hatékonyságban nyer a könyvelő, míg a szolgáltatási színvonal emelkedésével az ügyfél. 

Nézzünk erre egy egyszerű példát: feltölti/elküldi az ügyfél a rögzítendő adatokat adott periódusra → adatok rögzítésre kerülnek → a frissítésről emailben kap értesítést a könyvelőjétől → majd biztonsági belépési kódot használva, okos-készüléke segítségével, bárhol is van, rá tud nézni cége aktualizált jelentéseire, még mielőtt azok a hatóságok felé leadásra kerülnek → amennyiben kérdése van, szintén okos-készüléke segítségével videó hívást kezdeményez könyvelője felé, vagy rövid, akár chat-n is levezényelhető párbeszédben tisztázza azokat vele. Tehát nem pusztán ügyintézés, hanem kapcsolattartás is zajlik. Ráadásul a hatékonyságon túl, valóban személyes formában. A felület ugyan digitális, de maga a folyamat és a kapcsolat bizalmas és személyre szabott.

LEGYEN ’DIGITÁLIS’ ARCUNK, JELENJÜNK MEG A NETEN

A nemzetközi trendek nem azonnal és nem teljes mértékben jelennek meg nálunk. Tehát nem azért érdemes követnünk, hogy mi zajlik a nemzetközi pódiumon, mert mi is azonnal meg akarjuk valósítani a gyakorlatot, hanem azért, mert tanulni lehet abból, milyenek az igények és erre milyen válaszok születnek a világ többi részén. 

Ha nem is lépünk ki azonnal a felhőbe és digitalizáljuk teljes adattárunkat, vagy vezetünk be on-line szolgáltatásokat, mégis érdemes elgondolkozni a következőkön:

• A cég internetes oldala eddig leginkább azért volt hasznos, hogy meg lehessen minket találni, tájékozódni lehessen szolgáltatásainkról, esetleg árainkról is. Azonban, figyelembe véve az új trendeket, érdemes a webes megjelenést átalakítani és már a honlapot is a szakmai együttműködés felületeként használni. Készítsünk start-csomagot új ügyfeleinknek – mi a standard ügymenet, mik a betartandó határidők, tipikusan előforduló kérdések és válaszok, stb.; rendszeresen töltsünk fel olyan, a praxisunk során adódó problémás helyzetekből és megoldásaikból összeállított cikkeket, esetleg alakítsunk ki tudásbázist, ami már meglevő ügyfeleink számára lehet hasznos, stb.
• Ha nincs még honlapunk, de már gondolkoztunk rajta, hogy legyen, akkor lehet, érdemes mérlegelni, hogy ne honlapot csináltassunk szakemberrel, hanem blogot indítsunk saját magunk (erről a következő írásban lesz szó). Egy blogon is közzé lehet tenni mindazokat a hasznos és statikus információkat, amiket egy weboldalra kitennénk, ám a blog sokkal dinamikusabb kapcsolattartásra ad lehetőséget: posztolhatunk az aktuális változásokról, kitehetjük szakmai gyakorlatunk esettanulmányait, írhatunk olyan szakmai tartalmakról is, amik esetleg kollégáknak szólnak, stb. és mindezzel a blog, szakmai megbízhatóságunk, renoménk legjobb marketing eszközévé válhat.
• Ha már van weboldalunk és posztolunk is blog-rovatunkban, akkor lehet, itt az ideje elgondolkozni azon, hogyan lépjünk tovább, melyek azok a kapcsolattartási applikációk és megoldások, amelyeket érdemes használnunk, figyelembe véve klientúránk igényeit. Például integráljunk-e skype-s konzultációs lehetőséget a felületre, tegyük-e elérhetővé interaktív menetrendünket, amibe a (régi) ügyfelek regisztrálhatnak és nem kell telefonon egyeztetnünk a megbeszélés időpontját, alkalmazzunk-e belépési kóddal védhető adatbázist, stb.

Fontos! Az internet nem kiváltja személyes szolgáltatásainkat, hanem - amennyiben ügyesen válogatunk a rendelkezésre álló megoldások közül –, megerősíti és egyben megkönnyíti a kapcsolattartást. Sok sikert a neten!