„Félnek-e” és miért a vállalkozók, ha könyvelőhöz kell menniük?

DO YOU SPEAK ENGLISH?

Magyarországon kötelező a nyelvoktatás, így mindannyiunk számára ismerős lehet az az „élmény”, amikor adott nyelv szavainak és nyelvtanának bizonyos szintű ismeretével megpróbálunk elmondani valamit, ám legjobb szándékunk ellenére sem értenek meg minket. A tanár ráncolja a homlokát, a külföldi turista az utcán nem érti mit mondunk neki, vagy éppen külföldön keressük hiába az utat az esti szálláshelyig... 

Egyénileg eltérő lehet, hogy értetlenségük első jelére hogyan reagálunk (szégyen, zavar, felháborodás, stb.), de általában inkább negatív érzelmekkel. Ezek jelenlétében viszont nehéz érdemi kommunikációt folytatni. 

Nincs ez másként a könyvelő és ügyfele között sem, még akkor sem, ha mindketten anyanyelvi szinten beszélik a magyart. Egyikük szaknyelvet, szakmai kifejezéseket használ, mindezt a szakmai észjárás logikájának megfelelően. Míg a másik fél, még ha hosszú évek cégvezetői tapasztalata áll is a háta mögött, valószínüleg nem rendelkezik a szakmai nyelvezet és észjárás ilyen kifinomult ismeretével. A csapda ott van, hogy mivel mindketten magyarul beszélnek, nehezebb észrevenni, hogy sokszor mégsem egy nyelvet beszélnek: „más a szóhasználat, a nyelvtan és a kiejtés is”. Sok vállalkozótól hallottuk már, hogy néha úgy érzi magát a könyvelőjénél, mint aki idegen nyelvet beszél - képtelen megérteni őt és nem tudja megértetni magát az adott helyzetben. 

Mi lehet erre a megoldás?

SZÓHASZNÁLAT: ADATHALMAZ VAGY ÉRTELMEZHETŐ INFORMÁCIÓ?

A szavak adják egy nyelv alapvető építőelemeit. Ezek az építőelemek a könyvelésben elsősorban szakszavak, adatok és a számok. Az, aki napi szinten használja, nagy magabiztossággal érti és értelmezi is azokat. Nem úgy a ’hétköznapok’ embere. 

Sokan úgy próbálnak meg ügyfélbarátok lenni, hogy a ’hatékonyság’ nevében csak egy-egy adat bekérésével vagy éppen néhány gyors számadat megírásával ’zargatják’ ügyfeleiket. Ám gyakran félreértések, vagy akár feleslegesen elvégzett munka melegágya az ilyen helyzet. Nem feltételezhető ugyanis az ügyfélről (és nem is várható el tőle), hogy pontosan, mindig, mindent úgy értsen, ahogy az nekünk egyértelmű. S ilyenkor sokszor kapunk válaszul rossz információt, értetlenkedést, vagy éppen felháborodást.

A szakember egyik fontos feladata tehát a ’fordítás’. Mindig meg lehet találni azt a nem túl sok, ám elégséges plusz információt, amivel kiegészítve adatkérésünket és a számadatokat, a laikus számára is érthető módon kérjük/mondjuk mindazt, amit aktuálisan fontosnak tartunk. Ez az igazi hatékonyság. Nem kell se túlmagyarázni, se túl szűkszavúnak lenni, de értelmezhető információt kell adnunk a ’más’ nyelvet beszélőnek.

NYELVTAN: SZAKMAI RÉBUSZ VAGY PÁRBESZÉD?

A nyelvtan nem más, mint a szavakat összefűző logika rendje. A könyvelés területén ez a logika a különböző adatok és információk közötti összefüggések sorozata, amivel egy adott cég tevékenysége a hatóság számára nyomon követhetővé válik. Tehát, ha a szóhasználati akadályokat le is küzdöttük, mert oda tudunk és akarunk figyelni arra, hogy ügyfelünk értse az általunk mondottakat, még akkor sem vagyunk kint az erdőből. 

Ügyfeleinknek az az elsődleges érdeke, hogy személyes bevételeiket, illetve cégük folyamatos működéséhez szükséges erőforrásokat biztosítsák. Jogkövető magatartást feltételezve, feltételezhetjük róluk, hogy az adófizetés alaprendjével és alapelveivel is tisztában vannak. E két igény és feladat összehangolása érdemi párbeszédet igényel, amit a könyvelőnek lehet és érdemes is kezdeményeznie. Ő követi folyamatosan nyomon a cég működését a komplex adatfolyamatok és bevallási folyamatok szintjén. Például, ha látható, hogy adott ügyfél bevételeinek alakulása olyan ritmust követ, ami miatt az áfa-fizetési kötelezettség jelentős készpénzingadozással jár, akkor lehet és érdemes is javaslatot tenni arra vonatkozóan, hogy milyen megoldásokkal tudja a készpénzgazdálkodás sokkjait kiegyensúlyozottabbá tenni.

Minden ehhez hasonló kezdeményezés az érdemi párbeszéd irányába mutat. Ehhez képest, ha az ügyfél megkapja a mégoly pontos, adatokkal alátámasztott kimutatást adott havi áfa-befizetési kötelezettségéről, számára sokszor mindez a szakmai rébusz szintjén rekedő kellemetlenség marad. A megoldás irányába történő elmozdulás a könyvelő kezében van. Ő bírja a szókincset és nyelvtant is egyszerre kezelni.

KIEJTÉS: AKADÁLY VAGY AKADÁLYMENTESÍTÉS?

A könyvelés egyik lényege a pontosság, a precizitás. Ebből szinte következik a jó könyvelő definíciója. Ám az a rend, amiben az adatokat, bevallásokat lehet nyomon követhető formában tartani, nem mindig, sőt gyakran nem ugyanaz a rend, amiben egy vállalkozó a napi tevékenységét végzi. Ha a közös nyelv és párbeszéd eddig említett kihívásait, illetve azok kezelését saját és ügyfelei hatékony működésének megsegítése érdekében fontosnak találjuk, akkor érdemes a kiejtésre is odafigyelnünk, mivel ez a legkönnyebben kezelhető a három kihívás közül.

Ügyfeleink szakmai és személyes háttere igencsak eltérő. Miközben a mi pontosságra épülő szolgáltatásunk lényege nem változik, mindegyikük számára ugyanazt akarjuk nyújtani, ők mégis eltérőek. Ha csak annyit meg tudunk tenni, hogy ezeket az eltéréseket figyelembe vesszük a kommunikációnkban, már jelentős minőségi változást tudunk elérni az együttműködésben. Például, ha új a munkaviszony, ’beszéljünk’ lassabban, több háttér-információt kínálva segítsük kialakítani a közös nyelvet; ha már régebbi az ügyfél és kialakult a közös nyelvezet, talán már félszavakból is megértjük egymást. Ha nagyobb a cég és van erre szakosodott adminisztrátora, ügyintézője, akkor pontosabb, részletesebb kimutatásokat, elszámolásokat is elvárhatunk; miközben egy mikrovállalkozás számára, noha lényegében ugyanaz a bevallási kötelezettsége, ugyanennek az információnak az előállítása jóval nagyobb teher – így nekünk is rugalmasabbaknak és figyelmesebbeknek kell lennünk. 

Nem kell senki helyett olyan plusz munkát elvégezni, amiért nem fizet, vagy nincs benne a szolgáltatási szerződésben. Az itt említett és ehhez hasonló kommunikációs apróságok figyelembevétele azonban nem szakmai kérdés. A szakmai igényességet szem előtt tartva, a kommunikációnkon változtassunk annyit, hogy adott ügyfél számára jobban hallható, érthetőbb legyen, amit mondunk. Az ilyen szakemberhez szívesen járnak ügyfelei. Nem kell, hogy feszengjenek. Nem értenek ugyan a könyveléshez, de könyvelőjüket mégis megértik. Abban is biztosabbak, hogy őket megértették. És az érdemi kommunikáció alapja.