Dolgozzunk hatékonyabban! - 1. rész: Két időmenedzsment tipp

Az egyéni szakmai fejlődés területén három olyan ’sikertéma’ is van, amivel a legtöbb, személyes fejlesztéssel foglalkozó tréner, coach foglalkozik. Ez a három az időmenedzsment, a feladatmenedzsment és a stresszmenedzsment. Mindez nem meglepő, hiszen a határidőkkel és összetett munkafolyamatokkal dolgozók valóban akkor tudnak érdemi hatékonyságjavulást elérni munkájukban, ha ismernek olyan trükköket, fogásokat, amelyek segítségével mind a munkamennyiséget, mind az elvégzendő feladatok összetettségéből adódó komplexitást jobban tudják kezelni. Nézzük először az időmenedzsmentet.

Oka van annak, miért olyan népszerű manapság az időmenedzsment téma. Elég nehéz olyan szakmát találni, ahol ne okozna jelentős kihívást a kezelendő információ mennyisége, illetve az elvégzendő feladat során a másokkal történő szakmai koordináció összetettsége. Ennek a fajta túlterhelésnek a hatása pedig gyakran jelentkezik elcsúszott határidőkben, szétesett munka-menetrendekben. Tehát minden ajánlás, ami segíti a munka időigénye és személyes képességeink között keletkező feszültség feloldását, jó tanácsnak számít.

A könyvelők is adott határidőre készítik el, adják le a beszámolókat, dolgozzák fel az ehhez szükséges adatokat. A szakma természetrajzának lényege, hogy nincs mese, a határidőket be kell tartani, a leadandó anyagoknak el kell készülniük. Ezért nekünk is szükségünk lehet időmenedzsment tippekre. Csak nem azért, mert könnyen elcsúszunk a határidőkkel, vagy azért mert nem tudjuk betartani eltervezett munka-menetrendünket. Hanem azért, mert az időprés itt is hat. Még akkor is, ha kemény korlátok közé van szorítva. 

TERVEZNI CSAK PONTOSAN, SZÉPEN, AHOGY CSILLAG MEGY AZ ÉGEN, ÚGY ÉRDEMES

Időbeosztást, munka-menetrendet alapvetően mindenki úgy készít, hogy figyelembe veszi az elvégzendő feladat jellegét (összetettség szintje, részfeladatok bonyolultsága, beszerzendő adatmennyiség, stb.) és ez alapján megítéli vagy szakmai rutinból már tervezés nélkül is tudja, mennyi időráfordítással tudja elvégezni azt. 

Abban eltérőek vagyunk, hogy mindezt hogyan tesszük magunk számára követhetővé. Van, aki szereti maga előtt látni nyomtatásban, papíron, táblára kifüggesztve, mert ösztönzőleg hat rá, ha látja, hol tart és kipipálhatja a már elvégzett tételeket. Ugyanakkor vannak olyanok is, akiket mindez frusztrál a maga túlzott konkrétságával, ahogy ott ’liheg’ a fülébe, mintegy fenyegetve és feszes menetrendet diktálva. Ez utóbbi csoportba tartozók általában ’fejben’ készítik tervüket. Mindig tudják, hol tartanak, és azt is, mi van még hátra. Igazából csak az a lényeg, hogy mindenki a saját munkavégzési stílusához megfelelő megoldást válasszon. Ha ugyanis nem passzol az eszköz a habitusunkhoz, akkor sajnos nem, hogy hatékonyságot javító, de kimondottan bénító hatása lesz. Figyeljünk tehát a kompatibilitásra!

A fenti általános érvényű alapvetést (menetrend készítése) és az egyedi megvalósításra vonatkozókat (papíron vagy fejben legyen a menetrend), ki kell egészíteni a szakmai jellemvonásokból adódó feltételekkel ahhoz, hogy igazán hatékonyak legyünk. Hiszen van egy ’menetrendje’ a hatóságoknak és van menetrendje az ügyfeleinknek is. Valójában a mi menetrendünk a kettő között helyezkedik el, e kettőt köti össze. Ez a jelentéktelennek tűnő megállapítás olyan evidencia a szakmában, hogy sokan át is lépnek felette. Pedig érdemes egy pillanatra megállni itt akkor, ha egyébként munkavégzésünk során gyakori tapasztalat, hogy beszorulunk egy leadási határidőbe, éjszakáznunk kell, vagy kapkodva, esetleg a minőség rovására menően kell ’összecsapni’ egy munkát. 

A hatóságilag meghatározott határidők adottságok. Noha vannak kiskapuk, néha pótlólagos beadási lehetőségek, stb., de amikor menetrendet készítünk, alapvetően nem ebből indulunk ki. Tehát az adottságok kemény korlátok és egységesek. Ehhez igazítunk mindent. Ügyfeleink lelkesedése, odafigyelése saját adó- és egyéb (könyveléshez kapcsolódó) feladataikkal kapcsolatban azonban már egyedileg eltérő. Tehát, saját érdekünk védelmében, amikor kidolgozzuk menetrendünket, arra érdemes koncentrálni, hogy figyelembe véve az ügyfeleink közötti egyedi eltéréseket, mindenkinek olyan belső leadási határidőket szabjunk, hogy ne saját időnkből, energiánkból kelljen valaki lemaradását, oda nem figyelését pótolni. 

Másként mondva, a könyvelő időtervének sikere nem attól függ, hogy készít-e magának időtervet és milyet. Hanem attól, mennyire tudja figyelembe venni és időbeosztásába integrálni az ügyfelei ismert munkavégzési szokásaiból adódó eltéréseket. Pontosan azért, mert a könyvelő tevékenység egy kemény korlátos, törvényi menetrendet köt össze, egy alapvetően lazább hozzáállású adóalanyi mentalitással, a könyvelő könnyen kerül a két tűz közé. Tehát törekedjünk ne standardizált futamidőket, hanem ügyfélre szabott, egyedi anyagleadási határidőket kitűzni, mert csak így tudjuk saját munkánkat hatékonyan elvégezni és javítani időgazdálkodásunkon.

PROFI EGYÜTTMŰKÖDŐK

Ahogy korábban említettük, az időgazdálkodás másik nagy ’mumusa’ a komplexitás. Van a kezelendő adatmennyiségből adódó komplexitás és van a társas, humán tényezőből adódó komplexitás. Az előbbi, még ha gyakran változik is az elvárás, azért jellemzően jól lekövethető, tehát az első nehézségek után, valójában tervezhető tétel. Míg az emberi tényező, amikor másokkal kell együttműködnünk, az jóval kevésbé tervezhető. 

Abba nem lehet és nem is érdemes beleszólni, még ajánlások megfogalmazásával sem, hogy ki, melyik ügyfelét, hogyan kezeli. Minden ügyfél és munkaviszony egyedi helyzet és ezt nyilván mindenki legjobb szakmai belátása szerint intézi. Ám az időgazdálkodás terén van egy olyan általános, és sokak által félreértelmezett jellemvonása az együttműködésnek, amiről lehet és érdemes is említést tenni, mert alapvetően befolyásolja munkavégzési hatékonyságunkat.

Az együttműködés nem érzelmi-alapú kérdés. Mire gondolunk? Kérdezzék meg kollégájukat, ismerősüket, mire asszociál, ha azt hallja ’együttműködni valakivel’. Majdnem mindenki valamilyen segítő, a másikat támogató attitűdöt fog említeni. Érthető is, miért. Családban és baráti körben valóban ez az alapja a másikra történő odafigyelésünknek. Egyfajta szeretet, vonzódás. Ám szakmailag ez nem így van. Professzionális, szakmai szolgáltatást kínálunk, amiért az ügyfél, ha jól végezzük munkánkat, szerződés alapján fizet. Egészen más az együttműködésünk alapja, mint egyéb társas együttműködéseink során.

A professzionális együttműködés alapvetően feladatok és felelősségek pontos elvégzéséről és betartásáról szól. Ez nem jelenti azt, hogy ne kedvelhetnénk jobban egyik ügyfelünket, míg a másikat esetleg kevésbé. És nem jelenti azt sem, hogy ne lehetnénk ezen az alapon rugalmasabbak, engedékenyebbek velük eltérő mértékben. Emberből vagyunk akkor is, amikor dolgozunk. De ha gyakran fordul elő praxisunkban, hogy ügyfeleink saját céges és/vagy magánügyei úgy tudják felülírni a szakmailag elvárt és egyeztetett anyagleadási- és munkamenetrendet, hogy a késésekből és hiányokból adódó többlet munka jellemzően a mi asztalunkon landol és ezért mi nem férünk bele a tervezett időkeretbe, nos, akkor itt az ideje megállni és alaposan megvizsgálni saját együttműködési definíciónkat, elképzeléseinket. Valószínűleg kibillent a mérleg az érzelmi-alapú együttműködés irányába. Sokat engedünk és esetleg olyan helyen is alkalmazkodunk, ahol szakmai együttműködés során nem kéne. 

Nem könnyű, de érdemes odafigyelnünk mindkét tényezőre. A fix időkereten belüli, ügyfelenként egyedileg eltérő határidők menedzselésére és a professzionális együttműködés kialakítására és fenntartására. A mi időtervünk és hatékonyságunk függ tőle!