Pénzkezelés, pénzkezelési szabályzat

Alapelv, hogy a pénzkezelési szabályzatban a vállalkozásra jellemző előírásokat, módszereket kell rögzíteni, azt, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyiket választotta a társaság. Az egyszemélyes vállalkozásoknál különösen fontos szabályozni azt, hogy a társasági vagyon és a magánvagyon hogyan különül el egymástól.

1. A legelső kérdés annak eldöntése, hogy a vállalkozás kezel-e készpénzt vagy sem. Ez elsősorban attól függ, hogy van-e készpénzbevétele, vagy csak a kiadásai rendezéséhez szükséges a készpénz. Ha van készpénzbevétel és kiadás, akkor

• szabályozni kell, hogy ki kezelje a készpénzt – ez a személy lehet az ügyvezető is (egyszemélyes vállalkozásoknál jellemzően nincs függetlenített pénztáros), de ezt a szabályzatban is nevesíteni kell.
• ki kell jelölni pénztárhelyiséget, helyiségrészt (az ügyvezető nem tarthatja magánál a társaság pénzét), amelynek biztosítania kell – kívülálló számára is elfogadható módon – a pénztárban elhelyezett pénz biztonságát tűz és betörés esetére.

Az, hogy a társaság miként képes eleget tenni a fenti biztonsági követelményeknek, a pénztárban elhelyezhető pénz maximumát is behatárolja. Ha betörés, lopás vagy sikkasztás miatt hiányzik pénz a pénztárból, úgy a keretösszeget meghaladó készpénz hiányáért a felelősség a cég vezetését terheli.

2. Valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül kell a könyvekben rögzíteni.

• A pénztári befizetéseket dokumentálhatja egyebek között a készpénzfelvétel banki alapbizonylata, az egyéb bevétel belső bizonylata, amelyeket folyamatos sorszámozással kell szigorú számadási kötelezettség alá vonni, az ügyvezető által kiállított szigorú számadási kötelezettség alá vont egyszerűsített számla, a pénztárgép ellenőrző szalagja. Nincs azonban kötelező előírás arra, hogy a pénztárba befizetett összegről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani.
• A pénztárból kifizetést teljesíteni a kapott készpénzes (egyszerűsített) számla, a bankszámlára történő készpénzbefizetés alapbizonylata, az egyéb pénzkiadások belső bizonylata alapján lehet, amelyeket ugyancsak folyamatos sorszámozással kell szigorú számadási kötelezettség alá vonni (tehát kiadási pénztárbizonylat sem kell kötelezően).

Fentieket a pénzkezelési szabályzatban is rögzíteni kell. Pénztárból történő kifizetéskor a bizonylaton fel kell tüntetni a sorszámon kívül a kifizetés keltét, és alá kell írni a bizonylatot a pénzkezelést végző személynek és a pénzfelvevőnek (ez utóbbinál az azonosításához szükséges adatok feltüntetésével).Ha az ügyvezető egyben a pénztáros is, akkor nincs értelme külön utalványozóról, engedélyezőről beszélni a szabályzatban.

3. A pénzforgalomról nyilvántartást kell vezetni (pénztárjelentést, pénztárkönyvet), amit a pénzforgalom nagyságának függvényében naponta vagy hetente, de legalább havonta le kell zárni. Záráskor – ez az egyszemélyes vállalkozások esetében feltehetőleg elégséges havonta – meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét, azok egyenlegét, a pénztárban lévő címletenkénti pénzállományt, az előző időszaki pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget, a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet. Ezt össze kell hasonlítani a ténylegesen meglévő pénzkészlettel, és az esetleges eltérés okát meg kell vizsgálni. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét az ügyvezető aláírásával igazolja.

4. A pénztárt kezelő ügyvezető ellenőrzési feladatai általában a klasszikus pénztári feladatokkal megegyeznek, elsősorban a nyilvántartás vezetése, a be- és kifizetések bizonylatai alaki és tartalmi vizsgálatára terjednek ki. A függetlenített belső ellenőrzés a kérdésben említett feltételekkel dolgozó cégeknél a könyvelő feladata lesz. A könyvelőnek az ellenőrzött (majd könyvelt) okmányokat, számadásokat kézjegyével kell ellátnia.

5. Az egyszemélyes vállalkozásoknál a készpénz felvételét és szállítását is az ügyvezető végzi. Ez esetben a felelőssége a pénz átvételétől a pénztárba, illetve a bankba történő elhelyezésig tart. A készpénz szállításánál figyelembe kell venni a vagyonvédelem szempontjait és a biztosító kártérítési felelősségvállalásának feltételeit is. Ennek megfelelően a szabályzatban ki kell térni az ügyvezető által szállítható készpénz nagyságrendjére, annak függvényében, hogy a szállítás milyen módon történik (riasztójelzést adó pénzszállító táskával, gépkocsival, postai szállítással vagy egyéb módon). A pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell azt is, hogy ki rendelkezhet a bankszámlák felett, s milyen formában érvényesül a felelőssége.

(az adozona.hu alapján)